مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

توفير إدارة دقيقة وفي الوقت المناسب وإدارة المعلومات (على المشاريع المتوسطة إلى الكبيرة الحجم) من خلال التحكم في ترقيم وتسجيل وفرز واسترجاع الوثائق المخزنة إلكترونيًا أو النسخة المطبوعة التي ينتجها المشروع وفرق التصميم / الاستشاريون والمقاولون من الباطن.

ستكون مسؤولاً عن

ضمان إدارة المعلومات وفقًا لإجراءات Mace وإجراءات النظام المستخدم.
إدارة عملية دمج موظفي Mace والأطراف الخارجية في نظام المشروع.
تضمن إدارة النظام فحص جودة جميع المستندات الجديدة التي تصل إلى النظام وفقًا للإجراءات القياسية.
إنشاء وإدارة وتحديث مجموعات التوزيع لضمان تدفق المعلومات إلى المنظمات الصحيحة.
صيانة مصفوفة حزمة عمل المشروع وتعيين المستندات وفقًا لذلك.
معالجة تشغيل التقارير داخل التطبيق حسب متطلبات فريق المشروع.
إدارة وصول المستخدم والأذونات لنظام المشروع.
ضمان عمل العمليات الرئيسية مثل عملية طلب المعلومات (RFI) وفقًا للإجراءات.
العمل بشكل تعاوني نحو الهدف المشترك المتمثل في الانتقال إلى صافي انبعاثات كربونية صفرية ومشاركة المسؤولية عن التعرف الاستباقي وإدارة انبعاثات الكربون المرتبطة بها والتخفيضات أثناء تسليم العمل.

ستحتاج إلى

مؤهل درجة علمية ذات صلة.

ستحتاج أيضًا إلى

خبرة سابقة في بيئة البناء في دور مماثل.
خبرة مثبتة في استخدام التطبيقات/البرامج المستندة إلى الويب، أي Aconex.
فهم أساسي لعمليات البناء.
خبرة وفهم لعمليات إدارة معلومات البناء الرئيسية.
معرفة واستخدام أنظمة إدارة المكاتب.
مهارات اتصال ممتازة.
معرفة كيف ستشكل اعتبارات الكربون والاستدامة آفاق المشاريع التي تعمل عليها.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة التكنولوجيا
خبرة في البرمجيات: استخدام أنظمة إدارة المستندات (DMS) مثل SharePoint أو Aconex أو EDMS.
صيانة النظام: استكشاف الأخطاء وإصلاحها وصيانة برامج التحكم في المستندات.
التحويل الرقمي: تحويل المستندات المادية إلى تنسيقات رقمية لتحسين إمكانية الوصول إليها.
التعاون والتواصل
تنسيق الفريق: العمل كنقطة اتصال مركزية للاستفسارات والطلبات المتعلقة بالمستندات.
دعم الاجتماعات: إعداد وتوزيع أجندات الاجتماعات والمحاضر والمستندات الأخرى ذات الصلة.
التفاعل مع العملاء: التواصل مع العملاء لتوفير المستندات المطلوبة على الفور.
المهارات والكفاءات الأساسية:
المهارات التنظيمية:

القدرة الاستثنائية على إدارة وتنظيم كميات كبيرة من المستندات بكفاءة.
الاهتمام بالتفاصيل:

مستوى عالٍ من الدقة في مراجعة وتصنيف وتسجيل المستندات.
الكفاءة الفنية:

إتقان برامج إدارة المستندات وأدوات المكتب (على سبيل المثال، MS Office وAdobe Acrobat).
معرفة أنظمة إدارة قواعد البيانات والتحكم في الإصدارات.
مهارات الاتصال:

مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي من أجل الحصول على تعليمات وتقارير واضحة.
إدارة الوقت:

القدرة على تحديد أولويات المهام والوفاء بالمواعيد النهائية في البيئات سريعة الخطى.
حل المشكلات:

التفكير التحليلي لحل المشكلات مثل المستندات المفقودة أو أخطاء النظام.