مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

تبحث شركة بارسونز عن مدير مكتب منظم للغاية ونشط لدعم العمليات اليومية لمشروع مباني البنية التحتية الكبرى. سيلعب مدير المكتب دورًا حيويًا في ضمان إدارة المكتب بكفاءة وتنسيق الأنشطة الإدارية وتقديم الدعم لقيادة المشروع والفرق. يتطلب هذا المنصب قدرات قوية في تعدد المهام والاهتمام بالتفاصيل ومهارات اتصال ممتازة لإدارة بيئة عمل سريعة الخطى وديناميكية بشكل فعال.

ما ستقوم به

الإشراف على العمليات اليومية لمكتب المشروع، وضمان بيئة عمل سلسة وفعالة.
إدارة مخزون اللوازم المكتبية، والمشتريات، والعلاقات مع البائعين لضمان العمليات دون انقطاع.
تنسيق صيانة وخدمة معدات ومرافق المكتب.
تقديم الدعم الإداري لقيادة المشروع، بما في ذلك جدولة الاجتماعات، وإعداد المراسلات، وإدارة التقويمات.
صياغة ومراجعة وتوزيع المستندات مثل التقارير والمذكرات والعروض التقديمية.
تنظيم وصيانة الملفات المادية والإلكترونية بما يتوافق مع سياسات التحكم في المستندات.
العمل كنقطة اتصال للاتصالات الداخلية والخارجية، وضمان الاستجابات في الوقت المناسب والدقيقة.
التواصل مع العملاء والمقاولين وأصحاب المصلحة في المشروع لتسهيل التواصل الفعال.
تنسيق الخدمات اللوجستية للاجتماعات وورش العمل والفعاليات، بما في ذلك حجز الأماكن وترتيب تقديم الطعام حسب الحاجة.
المساعدة في استيعاب أعضاء الفريق الجدد من خلال إعداد محطات العمل ومعدات تكنولوجيا المعلومات وبيانات اعتماد الوصول.
الاحتفاظ بسجلات حضور الموظفين وطلبات الإجازات وغيرها من التفاصيل الإدارية.
دعم مبادرات رعاية الموظفين، وضمان بيئة عمل إيجابية وشاملة.
تنظيم ترتيبات السفر لموظفي المشروع، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
إدارة تقارير النفقات والتعويضات وفقًا لسياسات الشركة.
ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة في جميع الأنشطة الإدارية.
إعداد وتقديم تقارير منتظمة عن عمليات المكتب والنفقات وغيرها من المقاييس ذات الصلة.
دعم عمليات التدقيق ومراجعة الامتثال من خلال الحفاظ على السجلات والوثائق الدقيقة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

دبلوم أو درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة (يفضل).
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في إدارة المكاتب، ويفضل أن تكون في قطاعات البناء أو الهندسة أو البنية التحتية.
الخبرة في بيئة مشروع كبيرة ومتعددة التخصصات هي ميزة.
مهارات تنظيمية ومتعددة المهام قوية، مع القدرة على إدارة الأولويات المتنافسة بشكل فعال.
إتقان برامج المكتب، بما في ذلك Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint وOutlook).
مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة.
القدرة على العمل بشكل مستقل وكجزء من فريق في بيئة سريعة الخطى.
الاهتمام بالتفاصيل والالتزام بالحفاظ على السرية والاحتراف.
ضمان الالتزام بسياسات وإجراءات الشركة في جميع الأنشطة الإدارية.
إعداد وتقديم تقارير منتظمة عن عمليات المكتب والنفقات وغيرها من المقاييس ذات الصلة.
دعم عمليات التدقيق ومراجعة الامتثال من خلال الحفاظ على السجلات والوثائق الدقيقة.