كبير مسؤولي مراقبة الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

تبحث شركة بارسونز عن مراقب وثائق أول موهوب وكفء للغاية للانضمام إلى فريقنا!

تحت إشراف بسيط، يقوم مراقب الوثائق الأول بأداء مجموعة متنوعة من وظائف التحكم في الوثائق. يخطط وينظم وينفذ أنظمة لمعالجة الوثائق بكفاءة لجميع الاتصالات ووثائق الموردين ووثائق التصميم ووثائق البناء أو غيرها من الوثائق الداخلية أو الخارجية. ينسق تدفق الوثائق بين عمليات المشروع وتخصصات الهندسة وفريق البناء أو مجموعات الأقسام الأخرى.

ما ستقوم به

تنفيذ حلول إدارة الوثائق/البيانات مع التركيز الأساسي على التحكم في الوثائق وإدارة السجلات. إدارة تطبيقات إدارة البيانات/الوثائق.
معالجة نوع واحد أو أكثر من أنواع الوثائق من خلال جميع الخطوات الإجرائية وفقًا للإجراءات والإرشادات المحددة جيدًا.
يضمن تلبية متطلبات التحكم في الوثائق المحددة مسبقًا (على سبيل المثال، نظام ترقيم الوثائق الذي سيتم استخدامه؛ وعدد التوقيعات المطلوبة لموافقات معينة، وما إلى ذلك) بشكل مرضٍ طوال مدة المشروع.
يستقبل ويتابع ويراقب المستندات باستخدام برامج إدارة المستندات القياسية لتسجيل المستندات والحفاظ على قواعد البيانات وإنتاج السجلات والإرساليات والتقارير الأخرى حسب الحاجة.
يدخل البيانات وينتج التقارير باستخدام أتمتة المكاتب القياسية الأخرى أو تطبيقات الكمبيوتر الخاصة بالقسم. يبدأ ويرد على المراسلات الروتينية المتعلقة بمجال المسؤولية.
يقدم المساعدة للمستخدمين في التقاط المعلومات الإلكترونية وتحديد موقعها.
يحافظ على نظام توزيع البيانات القائم والجدول الزمني للمشروع المخصص بناءً على متطلبات العميل والمشروع والقسم والمورد.
يسرع المراجعة والموافقة على التوقيعات وإصدار المستندات الخاصة بالموردين والمستندات المنتجة داخليًا.
يتحقق من متطلبات الاحتفاظ، ويرتب فهرسة المستندات، والتعبئة، والتخزين طويل الأجل أو التخلص من المستندات المناسبة في وقت الإغلاق.
يدير التدمير المجدول للمستندات المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل؛ يقدم المساعدة في استرداد المستندات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

دبلوم المدرسة الثانوية (أو ما يعادله)
خبرة عملية لا تقل عن 8 سنوات، بما في ذلك 3+ سنوات من الخبرة السابقة في التحكم في المستندات.
إتقان استخدام MS Office مع خبرة في Microsoft Word و PowerPoint و Excel.
ستتطلب المهام معرفة عملية بأنظمة إدارة المستندات الإلكترونية.
مهارات جيدة في التواصل الكتابي والشفوي والتنظيمي والشخصي، بالإضافة إلى القدرة على التفاعل بشكل فعال مع موظفي المشروع والإدارة.
إدارة التدمير المجدول للمستندات المؤرشفة وفقًا لإرشادات الشركة و/أو العميل؛ تقديم المساعدة في استرجاع المستندات.
مساعدة موظفي التحكم في المستندات المبتدئين لضمان التنفيذ الفعال للإجراءات الخاصة بالمشروع.
يعمل كحلقة وصل بين مجموعة الدعم والمكتب الرئيسي وموظفي الميدان.
التفاعل مع المجموعات داخل وخارج المنظمة.
تفويض وتوجيه أنشطة عمل فريق التحكم في مستندات المشروع.