منسق اللوجستيات

الأدوار والمسؤوليات

إنشاء علاقات تعاقدية وعلاقات عمل مع موردي العناصر الرئيسية المطلوبة لتمكين البرنامج من تقديم الخدمة بفعالية وكفاءة، بما في ذلك: الهاتف، والهواتف الساتلية ومعدات تكنولوجيا المعلومات والاتصالات، ومعدات الحماية الشخصية، ومركبات الأسطول.

العمل مع فرق البرنامج وفرق التعبئة لضمان تزويد الموظفين الجدد بالمعدات اللازمة لبدء العمل بفعالية منذ اليوم الأول لوصولهم.

التنسيق مع فرق الشركة الداخلية فيما يتعلق بتعيين وإصدار مركبات الأسطول، وإدارة الموافقات وأي مخالفات مرورية ناشئة.

جمع الإحصائيات والبيانات العامة؛ ومراجعة وتحليل ودمج المعلومات في تقارير لاستخدامها داخل وخارج المجموعة. قد يطور تقارير جديدة أو يراجع التقارير الموجودة. قد تكون هذه التقارير في شكل جدول بيانات أو رسوم بيانية، أو معالجة نصوص بأسلوب سردي. قد يكون مسؤولاً عن التحقق من البيانات التي تم جمعها مثل مطابقة فواتير الموردين مع نسخ الملفات.

قد يكون مسؤولاً عن التوزيع بعد موافقة المشرف.

قد يكون مسؤولاً عن الحصول على البيانات اللازمة لاستكمال ميزانية النفقات العامة للمجموعة والتقارير المتكررة المرتبطة بها. قد ينتج تسوية أولية حسب الاقتضاء.
يقوم بجمع ومراجعة بطاقات الوقت للتأكد من دقتها في الإبلاغ عن ساعات العمل ورسوم الوقت، ويتأكد من الحصول على جميع الموافقات اللازمة على التوقيعات. يتابع، حسب الضرورة، الحصول على بطاقات وقت التصحيح.

ينشئ ويحافظ على دليل الأشخاص المعينين للمجموعة؛ ويقوم بتحديث أرقام الهاتف والموقع؛ ويتتبع ساعات الإجازة المدفوعة الأجر التي تم أخذها والمتوقع أخذها، ويحافظ على تحديث السير الذاتية، إذا كان ذلك مناسبًا للمجموعة.

ينشئ المراسلات والتقارير التي لا تتطلب الاهتمام الشخصي من المشرف. يقوم بحفظ المواد والرد على الهواتف.

قد ينسق متطلبات المساحة المادية للمجموعة المعينة. يقوم بإعداد أوامر العمل لتغييرات الهاتف، ونقل المكتب والمعدات، وتحديث قائمة الدليل الرئيسية للشركة و/أو المجموعة.

قد ينشئ ويحافظ على سجلات المعدات؛ وقد يقوم بتسجيل الدخول وتحديد تواريخ وأنواع الخدمة المطلوبة للمعدات. وقد يكون جهة الاتصال مع وكالات الخدمة الخارجية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة AA أو ما يعادلها من جامعة معتمدة
9 سنوات خبرة ذات صلة بما في ذلك خبرة المكتب العامة
مهارات قوية في اللغة الإنجليزية للأعمال ومهارات الممارسة المكتبية العامة
إجادة استخدام الكمبيوتر مع برامج معالجة الكلمات القياسية وجداول البيانات وقواعد البيانات، ومهارات الطباعة
قد ينسق متطلبات المساحة المادية للمجموعة المعينة. يعد أوامر العمل لتغييرات الهاتف، ونقل المكتب والمعدات، وتحديث قائمة الدليل الرئيسية للشركة و/أو المجموعة.
قد ينشئ ويحافظ على سجلات المعدات؛ قد يسجل الدخول ويحدد تواريخ وأنواع الخدمة المطلوبة للمعدات. قد يكون جهة الاتصال مع وكالات الخدمة الخارجية.
قد يعمل بشكل وثيق مع المشرف في إعداد إجراءات الموظفين، وتتبع توقيت تقييمات الأداء، وغيرها من المخاوف الضرورية المتعلقة بالموظفين.
قد يكون مسؤولاً عن إعداد تقرير الإشغال، حسب المشروع، أو عن جمع المعلومات لاستكمال تقارير التوظيف للمجموعة أو العديد من المشاريع.
يكمل المهام الإضافية حسب التكليف.