منظم الأحداث والفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن منسق فعاليات ناجح ومتحمس لإنتاج الفعاليات من الفكرة إلى الانتهاء. تشمل مسؤوليات منسق الفعاليات تقديم خدمة عملاء متميزة وتنظيم فعاليات لا تُنسى تلبي توقعات الجودة.

المسؤوليات

تخطيط الحدث وتصميمه وإنتاجه مع إدارة جميع عناصر تسليم المشروع في حدود زمنية
التواصل مع العملاء لتحديد احتياجاتهم وضمان رضا العملاء
إجراء أبحاث السوق وجمع المعلومات والتفاوض على العقود قبل إغلاق أي صفقات
تقديم الملاحظات والتقارير الدورية لأصحاب المصلحة
اقتراح أفكار لتحسين الخدمات المقدمة وجودة الحدث
تنظيم المرافق وإدارة جميع تفاصيل الحدث مثل الديكور والتموين والترفيه والنقل والموقع وقائمة المدعوين والضيوف المميزين والمعدات والمواد الترويجية وما إلى ذلك
ضمان الامتثال للالتزامات التأمينية والقانونية والصحية والسلامة
تحديد متطلبات الموظفين وتنسيق أنشطتهم
التعاون مع التسويق والعلاقات العامة للترويج للحدث والدعاية له
التعامل بشكل استباقي مع أي مشكلات ناشئة واستكشاف أي مشاكل ناشئة في يوم الحدث
إجراء تقييمات ما قبل الحدث وما بعده وإعداد تقرير عن النتائج
البحث في السوق وتحديد فرص الحدث وتوليد الاهتمام
استشارة العميل وتقييم الاحتياجات:

الاجتماع مع العملاء لفهم متطلبات الحدث وتفضيلاتهم وأهدافهم (على سبيل المثال، حفل الزفاف، والحدث المؤسسي، والمؤتمر، وما إلى ذلك).
مناقشة موضوعات الحدث والميزانية وتفضيلات المكان والجدول الزمني وقائمة الضيوف وغيرها من التفاصيل لضمان التوافق مع توقعات العميل.

تقديم المشورة المتخصصة بشأن تنسيقات الحدث والاتجاهات والموضوعات والأماكن لمساعدة العملاء على اتخاذ قرارات مستنيرة.

تخطيط الحدث وتنسيقه:

وضع خطة تفصيلية للحدث، بما في ذلك الجداول الزمنية والمهام والمسؤوليات والمواعيد النهائية لضمان سير كل شيء بسلاسة.

تنسيق الخدمات اللوجستية مثل النقل والإقامة وترتيبات وقوف السيارات للضيوف أو المتحدثين أو المؤدين.

تأمين التصاريح والتراخيص اللازمة للأحداث، وضمان الامتثال للوائح المحلية.

التعاون مع البائعين والموردين ومقدمي الخدمات (على سبيل المثال، شركات تقديم الطعام والديكور والمصورين والأمن) لضمان الجودة والتسليم في الوقت المناسب للخدمات.

إنشاء قوائم الضيوف وإدارتها وإرسال الدعوات وتتبع الردود.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة مثبتة كمخطط أو منظم للأحداث
محفظة رائعة من الأحداث التي تم إدارتها سابقًا (حفلات الزفاف والاجتماعات والحفلات والمناسبات المؤسسية)
مهارات ممتازة في إدارة الوقت والتواصل
مهارات المبيعات والقدرة على بناء علاقات تجارية مثمرة
القدرة على إدارة مشاريع متعددة بشكل مستقل
إتقان استخدام برامج MS Office
الاستعداد لتقديم مراجع من العملاء السابقين
بكالوريوس في إدارة الأحداث أو مجال ذي صلة
مهارات قوية في إدارة المشاريع والتنظيم لإدارة أحداث متعددة في وقت واحد.
إتقان برامج تخطيط الأحداث، وحزمة Microsoft Office (خاصة Excel و PowerPoint)، ومنصات الوسائط الاجتماعية للترويج للأحداث.
مهارات اتصال ممتازة، سواء مكتوبة أو شفهية، للتعامل مع العملاء والبائعين والضيوف.
القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية الضيقة مع ضمان الاهتمام بالتفاصيل.
معرفة تقنيات الأحداث، بما في ذلك معدات الصوت والفيديو والبث المباشر ومنصات تسجيل الأحداث.
المهارات الشخصية:

مهارات شخصية ممتازة لبناء علاقات قوية مع العملاء والبائعين وحضور الأحداث.
مهارات قوية في حل المشكلات لحل المشكلات التي قد تنشأ قبل أو أثناء الحدث.
التركيز على العملاء مع القدرة على توقع وتلبية احتياجات العملاء والضيوف.
التفكير الإبداعي للتوصل إلى أفكار وموضوعات وحلول مبتكرة للأحداث الفريدة.
القدرة على البقاء هادئًا تحت الضغط، خاصة عند إدارة الأحداث المعقدة أو الكبيرة ذات الأجزاء المتحركة المتعددة.