موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن موظف استقبال لإدارة مكتب الاستقبال لدينا على أساس يومي وأداء مجموعة متنوعة من المهام الإدارية والكتابية.

المسؤوليات

الترحيب بالضيوف بمجرد وصولهم إلى المكتب
توجيه الزوار إلى الشخص المناسب والمكتب المناسب
الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفحصها وإعادة توجيهها
التأكد من أن منطقة الاستقبال مرتبة وقابلة للعرض، مع جميع القرطاسية والمواد اللازمة (مثل الأقلام والنماذج والكتيبات)
توفير المعلومات الأساسية والدقيقة شخصيًا وعبر الهاتف/البريد الإلكتروني
استلام وفرز وتوزيع البريد/التسليمات اليومية
الحفاظ على أمن المكتب من خلال اتباع إجراءات السلامة والتحكم في الوصول عبر مكتب الاستقبال (مراقبة سجل الدخول، وإصدار شارات الزوار)
طلب مستلزمات المكتب الأمامي والاحتفاظ بجرد المخزون
تحديث التقويمات وجدولة الاجتماعات
ترتيب السفر والإقامة، وإعداد القسائم
الاحتفاظ بسجلات محدثة لنفقات وتكاليف المكتب
أداء مهام الاستقبال الإدارية الأخرى مثل التسجيل والتصوير والنسخ والفاكس
استقبال العملاء والترحيب بهم:

الترحيب بالزوار والضيوف والعملاء بطريقة مهذبة ومهنية.
توجيه الضيوف إلى القسم أو الشخص أو الموقع المناسب.
تزويد الضيوف بالمعلومات ذات الصلة حول المنظمة أو الخدمات أو المنتجات.
التعامل مع الهاتف والبريد الإلكتروني:

الرد على المكالمات الهاتفية وفحصها وتوجيهها إلى الأقسام أو الأفراد المناسبين.
الرد على استفسارات البريد الإلكتروني، وتقديم معلومات دقيقة وفي الوقت المناسب.
تلقي الرسائل الدقيقة والتأكد من تمريرها إلى الشخص أو القسم الصحيح.
الجدولة والمواعيد:

جدولة وإدارة المواعيد للموظفين أو المديرين التنفيذيين.
تنظيم غرف الاجتماعات وضمان توافرها للاجتماعات أو الأحداث المجدولة.
تأكيد المواعيد وإخطار المشاركين بأي تغييرات.
الدعم الإداري:

توفير الدعم الإداري العام مثل التسجيل والتصوير وإدخال البيانات والحفاظ على سجلات المكتب.
المساعدة في إدارة اللوازم المكتبية والمخزون.
التعامل مع البريد الوارد والصادر والحزم والتسليمات.
إدارة الزوار:

الحفاظ على سجل الزوار وإصدار شارات الزوار والتأكد من اتباع بروتوكولات الأمان.
التأكد من راحة الزوار وتوجيههم بشكل صحيح إلى المناطق المخصصة لهم.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة عمل مثبتة كموظف استقبال أو ممثل مكتب استقبال أو دور مماثل
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office
خبرة عملية في التعامل مع معدات المكتب (مثل أجهزة الفاكس والطابعات)
الموقف والمظهر المهني
مهارات تواصل كتابية وشفوية قوية
القدرة على التصرف بشكل استباقي عندما تنشأ المشكلات
مهارات تنظيمية ممتازة
مهارات تعدد المهام وإدارة الوقت، مع القدرة على تحديد أولويات المهام
موقف خدمة العملاء
شهادة الثانوية العامة؛ شهادة إضافية في إدارة المكاتب تعتبر ميزة إضافية
يفضل الخبرة السابقة في وظيفة موظف استقبال أو خدمة عملاء أو دور إداري.
الخبرة في مجال الضيافة أو الرعاية الصحية أو المكاتب تعتبر ميزة إضافية.

مهارات تواصل قوية، شفهية وكتابية، مع أسلوب هاتفي لطيف.
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) ومعدات المكتب (الفاكس والطابعات).
القدرة على إدارة المهام المتعددة وتحديد أولوياتها بكفاءة.
المعرفة الأساسية ببرامج إدارة المكاتب والجدولة.
المهارات الشخصية:

مهارات ممتازة في التعامل مع الآخرين وخدمة العملاء.
المظهر والسلوك المهني.
مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.
القدرة على البقاء هادئًا والتعامل مع المواقف الصعبة أو المزدحمة.