مساعد المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

يقدم حاملو الأدوار الدعم لمجموعاتهم ويقومون بشراء السلع والخدمات والوثائق منخفضة القيمة وغير الحرجة. كما يطورون فهمًا ويثبتون تطبيق سياسة وإجراءات الشراء الحالية في QAFCO. تعد السرية والنزاهة من الجوانب المهمة لهذا الدور، وكذلك الاهتمام بالجودة والتوريد في الوقت المناسب والفعالية من حيث التكلفة للمواد / الخدمات المشتراة.

المسؤوليات الرئيسية:

التعامل مع دورة الشراء الكاملة لشراء السلع والخدمات منخفضة القيمة وغير الحرجة لضمان شراؤها وفقًا للحدود الزمنية والتكلفة والجودة والمواصفات.

البحث باستمرار عن مصادر مؤهلة جديدة للسلع والخدمات من خلال مراقبة تطورات السوق المحلية لتحقيق إمداد متواصل للسلع والخدمات المطلوبة.

تقييم أداء الموردين بانتظام لتحديد المجالات التي تتطلب تحسينًا واقتراح نفس الشيء على الرؤساء لمزيد من العمل.

تحليل وتقييم العروض من خلال مقارنة المواصفات والأسعار وشروط الدفع وتواريخ التسليم لتحديد واقتراح الترسية على المورد صاحب أفضل عرض بشكل فعال.
مساعدة الرؤساء والمستخدمين النهائيين في تطوير التكلفة وفقًا لإجراءات التكلفة المعمول بها لضمان أخذ جميع عناصر التكلفة في الاعتبار.
معاينة كتالوج المنتجات والمجلات التجارية والمنشورات من أجل الحفاظ على المعرفة الفنية المحدثة والكافية للسلع والخدمات المراد شراؤها.
إقامة اتصال مع أقسام/أقسام QAFCO والموردين الخارجيين طوال عملية الشراء لتسريع عملية الشراء ومتابعة حالة السلع والخدمات المطلوبة.
الحفاظ على البيانات على نظام معلومات المشتريات القائم على الكمبيوتر وعلى نظام الملفات الورقية الأخرى لضمان سهولة استرجاع وثائق الشراء.
أداء المهام ذات الصلة حسب تكليف الرؤساء لتمكين تحقيق أهداف وبرامج المجموعة.
المشاركة في التدريب أثناء العمل للمتدربين والموظفين الجدد داخل القسم لضمان تطويرهم للمهارات اللازمة للقيام بشكل مستقل بأنشطة الشراء المخصصة.
الحفاظ على السيطرة على المستندات الخاضعة للرقابة من خلال الفهرسة في الوقت المناسب في نظام QCDS (نظام المستندات الخاضعة للرقابة في QAFCO).
تصنيف الملفات والسجلات وفقًا للمبادئ التوجيهية المنصوص عليها مع رموز التعريف لتحديد مواقع المستندات التي يجب استرجاعها، وحفظ سجلات المستندات التي تمت إزالتها من الملفات، وتطهير الملفات والسجلات القديمة، بما في ذلك حفظ وحفظ المستندات والسجلات الرسمية والسرية (على سبيل المثال، الاستفسارات / مستندات العطاءات، أوامر الشراء، العقود، الرسائل، رسائل البريد الإلكتروني، الفواتير، إلخ).

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الثانوية العامة + دبلوم سنتين في تخصص ذي صلة
5 سنوات خبرة مباشرة وذات صلة.

معرفة برامج تطبيقات العقود والمشتريات الرئيسية وقواعد البيانات والخدمات المستضافة على الويب وخدمات التجارة الإلكترونية (أدوات تكنولوجيا المعلومات ونظام إدارة المعلومات) المتاحة لإدارة ودعم العقود وأنشطة الأعمال المتعلقة بالمشتريات.

فهم مفهوم نظام الإدارة المتكامل.

الحصول على فهم واضح لإجراءات تفويض الإنفاق (AFE) وبرنامج العمل السنوي والميزانية (WP&B).

معرفة متطلبات إعداد وإصدار ومراجعة التقرير المتعلق بالمشتريات وسلسلة التوريد.

معرفة كيفية إعداد وتجميع وتقييم طلبات العطاءات الفنية واختيار البائع أو المقاول بناءً على التقييم الفني والتفاوض على العقود.

الحفاظ على علاقة عمل مناسبة مع البائعين والمقاولين.

معرفة كيفية تطبيق الإجراءات والمعايير وممارسات العمل اللازمة لضمان طلب المواد وتسريعها بشكل فعال.

فهم القواعد وممارسات العمل اللازمة لإدخال وصيانة واسترجاع المستندات التجارية في نظام إدارة المستندات الإلكترونية (EDMS).
تعرف على الإجراءات والعمليات اللازمة لضمان التوزيع الفعال والتسجيل وأمن المستندات التجارية.