مساعد مدير المكتب الأمامي

الأدوار والمسؤوليات

دعم مدير مكتب الاستقبال في حسن سير العمل بالقسم
القدرة على إدارة فريق مكتب الاستقبال في غياب مدير مكتب الاستقبال.
إجراء تقييم وتقدير الموظفين.
إعداد إحاطة حول المناوبة لتوجيه أعضاء الفريق وإبلاغهم بالمعلومات الخاصة.
إرسال التقارير إلى رؤساء الأقسام الضروريين بشأن الإشغال وتوقعات الإشغال في الفندق.
القدرة على إدارة شكاوى الضيوف وحل المشكلة.
إدارة خدمة الضيوف

ضمان تجربة عالية الجودة للضيوف: المساعدة في الإشراف على إجراءات تسجيل وصول/مغادرة الضيوف، والتأكد من استقبال جميع الضيوف بحرارة واحترافية.
التعامل مع شكاوى ومخاوف الضيوف: العمل كنقطة اتصال لاستفسارات أو شكاوى الضيوف، وحل المشكلات في الوقت المناسب وبطريقة فعالة مع الحفاظ على معايير خدمة العملاء العالية.
مراقبة رضا الضيوف: تسجيل وصول الضيوف بانتظام لضمان رضاهم عن أماكن إقامتهم وخدماتهم، ومعالجة أي مخاوف على الفور.
الإشراف على عمليات مكتب الاستقبال

الإشراف على موظفي مكتب الاستقبال: الإشراف على أعضاء فريق مكتب الاستقبال وتدريبهم وتحفيزهم، والتأكد من تجهيزهم بشكل جيد لتقديم خدمة استثنائية.
الجدولة وتوظيف الموظفين: المساعدة في إنشاء جداول عمل فعالة للموظفين لضمان التغطية المناسبة خلال ساعات الذروة وضمان العمليات السلسة.
مراقبة عمليات المناوبة: التأكد من تشغيل مكتب الاستقبال بكفاءة خلال المناوبات المختلفة، وإدارة عبء العمل وضمان التسليم السلس للمهام بين المناوبات.
الحجوزات وتخصيص الغرف

إدارة الحجوزات: التنسيق مع قسم الحجوزات لضمان توفر الغرف وحل مشكلات الحجز.
تخصيص الغرف: الإشراف على تخصيص الغرف لضمان تخصيص أفضل أنواع الغرف وفقًا لتفضيلات الضيوف وتفاصيل الحجز والتوافر.
ضمان جاهزية الغرفة: التنسيق مع خدمة التدبير المنزلي لضمان إعداد الغرف وتنظيفها وفقًا لمعايير الفندق قبل وصول الضيوف.
إدارة وأنظمة مكتب الاستقبال

ضمان دقة الفواتير: المساعدة في إدارة حسابات الضيوف، والتأكد من دقة الفواتير، وصحة الرسوم، ومعالجة جميع المعاملات على الفور.
صيانة أنظمة مكتب الاستقبال: تأكد من تحديث نظام إدارة الممتلكات (PMS) بمعلومات الضيوف والحجوزات والطلبات الخاصة وتفاصيل الفواتير.
التوثيق والتقرير: احتفظ بسجلات دقيقة لملاحظات الضيوف والشكاوى والتقارير التشغيلية، وقدمها إلى مدير مكتب الاستقبال حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

من الأفضل أن يكون حاصلاً على شهادة جامعية أو دبلوم في إدارة الضيافة أو السياحة.

خبرة سابقة في هذا الدور.

خبرة سابقة في إدارة مكتب الاستقبال في الفنادق ضمن قطاع الرفاهية ضرورية.

مطلوب مهارات ممتازة في القيادة والتواصل والتعامل الشخصي وخدمة الضيوف.

مهارات قيادية قوية: القدرة على الإشراف على فريق وتحفيزه، والتأكد من عمله بكفاءة وتقديم خدمة ممتازة.

اتصال ممتاز: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع الموظفين والضيوف والإدارة.

مهارات حل المشكلات: القدرة على تحديد المشكلات بسرعة والتفكير النقدي وتنفيذ الحلول لحل التحديات.

الاهتمام بالتفاصيل: مستوى عالٍ من الدقة في المهام مثل الفواتير والحجوزات وإدارة معلومات الضيوف.

تعدد المهام: القدرة على التوفيق بين مهام متعددة في بيئة مزدحمة دون المساومة على جودة الخدمة.

قدرات المبيعات والبيع الإضافي: مهارات في الترويج للخدمات والبيع الإضافي للعروض الفندقية الإضافية لتعزيز الإيرادات وتجربة الضيوف.

الحساسية الثقافية: القدرة على التفاعل بشكل فعال مع مجموعة متنوعة من الضيوف، واحترام الثقافات واللغات المختلفة.