مساعد مدير الفندق

الأدوار والمسؤوليات

يتمتع بمعرفة شاملة بأنظمة مكتب الاستقبال، مثل Opera وWeb Checkin وKey وما إلى ذلك.
يفهم ويستطيع أداء جميع واجبات مكتب الاستقبال وخدمات الضيوف ووكلاء الكونسيرج بالإضافة إلى المدير المناوب.
يراجع الوصول والمغادرة يوميًا لضمان التعامل السليم مع كبار الشخصيات والضيوف العائدين والمجموعات وما إلى ذلك ويرافقهم إلى غرفهم و/أو منها بشكل فعال.
يعمل مع مشرفي مكتب الاستقبال لمراجعة الوصول المتأخر والوصول المبكر في اليوم التالي والمغادرة للتخطيط لأنشطة اليوم التالي. ينسق الوصول والمغادرة ومتطلبات الفواتير. يحجز الغرف للقادمين ويضمن حل أي تناقضات. يراجع الوصول اليومي لضمان التعامل السليم مع الضيوف ذوي الاهتمام الخاص والضيوف العائدين والمجموعات.
يتواصل مع الفريق بشأن جميع وصولات المجموعات لضمان الالتزام بقوائم الغرف وتعليمات المحاسبة والطلبات الخاصة.
يتواصل بشكل وثيق مع مدير الليل والمديرين المساعدين الآخرين لضمان متابعة الضيوف المميزين والأعطال وما إلى ذلك، وإبقاء FOM/FDM على اطلاع جيد بالمشكلات والإجراءات المتخذة، باستخدام قاعدة بيانات الخلل والاتصالات الأخرى (شفهيًا وكتابيًا).
متابعة الضيوف والأعطال التي يجب التعامل معها وفقًا لإرشادات التمكين الخاصة بالفندق.
ضمان الالتزام بجميع إجراءات الائتمان في مكتب الاستقبال، ومراجعة تقارير الرصيد المرتفع ومتابعة مشاكل/استفسارات الائتمان مع المحاسبة ومدير مكتب الاستقبال.
تغطية جميع واجبات مدير الليل عند الحاجة.
لديه فهم جيد لكيفية عمل نظام الفندق، وقادر على تقديم الدعم الأساسي لاستكشاف الأخطاء وإصلاحها للخدمات داخل الغرفة مثل الإنترنت والألعاب وخدمة الويب.
أن يكون على دراية كاملة بتشغيل لوحة الحريق ودور مدير المناوبة كمراقب في حالة الإنذار
تحفيز وتوفير بيئة عمل يكون فيها الزملاء منتجين ويعملون معًا بأقوى قدراتهم. ضمان التواصل الإيجابي مع الزملاء والمدير، والحفاظ على الروح المعنوية عالية

التعامل مع أي مشاكل أو شكاوى من الضيوف بطريقة متفهمة ومضيافة، والتأكد من حلها ومتابعتها بالطريقة الأكثر ملاءمة وأفضل

القدرة على قراءة الضيوف واستشعار احتياجاتهم، وتكييف أسلوب الخدمة وفقًا لذلك

الضغط بنشاط على المضيف والعمل كنموذج يحتذى به للفريق

يسعى في جميع الأوقات إلى تمثيل فندق فور سيزونز أستير بالاس أثينا بأكثر الطرق احترافية ولباقة وكفاءة

المساعدة في إدارة أداء فريق مكتب الاستقبال لضمان تقديم الفريق لأعلى معايير الجودة وخدمة علامة فور سيزونز التجارية لتلبية وتجاوز توقعات جميع الضيوف باستمرار

إبلاغ جميع السياسات والإجراءات الجديدة لجميع الزملاء

السعي باستمرار للحصول على أفكار وأفكار جديدة لتحسين وتعزيز فريق مكتب الاستقبال وتحديث الإجراءات وتنفيذها
أثناء غياب رئيس القسم، يراقب مظهر الزملاء على أساس يومي، ويضمن الالتزام بقواعد اللباس الصحيحة، للحفاظ على صورتنا المهنية
يستخدم دائمًا المعيار والآداب الصحيحة عند الرد الهاتف
يعمل مع FOM/FDM فيما يتعلق بكبار الشخصيات وأي إجراءات خاصة قد تكون ضرورية
يعمل بشكل وثيق مع رؤساء الأقسام الأخرى ونوابهم بطريقة داعمة ومرنة، مع التركيز على النجاح الشامل للفندق ورضا نزلاء الفندق
يستجيب لاحتياجات ومشاكل الزملاء؛ حازم وعادل ومتسق في التعامل مع التحديات
يحضر جلسات التدريب الداخلية والخارجية
يطلع باستمرار مدير العمليات/مدير إدارة العمليات على أداء فريق مكتب الاستقبال
يتحقق من أداء فريق مكتب الاستقبال للتأكد من الالتزام بمعايير علامة فور سيزونز التجارية
يتأكد من إبقاء عدد الملفات المفتوحة عند الحد الأدنى، ويتواصل مع الأقسام ذات الصلة لحلها في الوقت المناسب، ويحافظ على سجل تتبع جيد لجميع الحالات الجارية
يراقب الملفات المفتوحة وورقة Excel الخاصة بمدير المشروع ويقوم بتحديثها
يسعى جاهدًا لتحقيق أهداف البيع الإضافي من خلال القيادة بالقدوة وتوفير التدريب وتحفيز الفريق
ينسق مع مشرفي مكتب الاستقبال في تخصيص الغرف ويراقب الغرف المعطلة وغير المستغلة بانتظام
يروج لمرافق الفندق بشكل فعال
يلعب دورًا نشطًا في إعداد المراجعات/التقييمات مع مدير العمليات/مدير إدارة العمليات
يفهم الهيكل والمعايير لضمان التشغيل السلس بين مكتب الاستقبال، والبواب، وخدم الطعام في الغرف، والحسابات، والتدبير المنزلي
يقود عمليات التسليم اليومية - المساهمة في القضايا ذات الصلة وإبلاغها.
يدير اجتماع الصباح في غياب FOM/FDM
يستجيب لجميع طلبات الضيوف بطريقة سريعة ومهذبة
يساعد FOM/FDM في تنظيم اجتماعات القسم الشهرية
يحضر جلسات التدريب الداخلية والخارجية
لديه معرفة جيدة بواجبات ومسؤوليات الطوارئ
يبلغ عن جميع المسائل التأديبية والشكاوى على الفور إلى FOM
يتحقق من معايير LQA للموظفين بشكل عشوائي على أساس أسبوعي

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يفضل أن يكون حاصلاً على شهادة جامعية في إدارة الضيافة.
خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في إدارة الغرف الفندقية، بما في ذلك سنة أو سنتين على الأقل في منصب قيادي.
مهارات عرض شخصية ومهارات التعامل مع الآخرين ممتازة، وقدرة جيدة على حل المشكلات، وإتقان أنظمة إدارة الممتلكات الفندقية، وخاصة الأوبرا.
إتقان القراءة والكتابة والتحدث باللغتين الإنجليزية والعربية.
مهارات الإشراف والإدارة القوية ضرورية، مع مهارات التدريب والتطوير المتميزة.

الترحيب بكل ضيف والاعتراف به بابتسامة، والتواصل البصري، والتحية اللفظية الودية، باستخدام اسم الضيف عندما يكون ذلك ممكنًا.
مناقشة مواضيع العمل أو الأنشطة أو المشاكل مع زملاء العمل أو المشرفين أو المديرين بتكتم وهدوء، وتجنب الأماكن العامة في العقار.
التحدث مع الموظفين الآخرين والاستماع إليهم لتبادل المعلومات بشكل فعال.
التحدث إلى الضيوف وزملاء العمل باستخدام لغة واضحة ومناسبة ومهنية.
الرد على الهاتف باستخدام آداب التعامل المناسبة بما في ذلك الرد على الهاتف خلال ثلاث رنات، والرد بابتسامة في الصوت، واستخدام اسم المتصل، وتحويل المكالمات إلى الشخص/القسم المناسب، وطلب الإذن قبل وضع المتصل على الانتظار، وتلقي الرسائل وإعادة توجيهها، والسماح للمتصل بإنهاء المكالمة.

تقديم المساعدة لزملاء العمل، والتأكد من فهمهم لمهامهم.

تبادل المعلومات مع الموظفين الآخرين باستخدام الأجهزة الإلكترونية (على سبيل المثال، أجهزة النداء وأجهزة الراديو ثنائية الاتجاه والبريد الإلكتروني).