Business Operations Support Officer

الأدوار والمسؤوليات

1. التنسيق التشغيلي
دعم العمليات الإقليمية: المساعدة في العمليات اليومية للمكاتب الإقليمية، والتأكد من أن جميع العمليات تسير بسلاسة ووفقًا لمعايير الشركة.
الارتباط بين الأقسام: العمل كجسر بين الأقسام المختلفة (على سبيل المثال، العمليات، والموارد البشرية، والخدمات اللوجستية، والمالية) لضمان التوافق على الأهداف التشغيلية والمواعيد النهائية.
تحسين العمليات: تحديد الفرص لتحسين الكفاءة التشغيلية والتوصية بالتغييرات لتبسيط العمليات عبر المناطق.
التقارير الإقليمية: إعداد التقارير والحفاظ عليها حول الأداء التشغيلي، مع تسليط الضوء على المقاييس الرئيسية مثل الإنتاجية وإدارة التكاليف وتقديم الخدمات.
2. الدعم التشغيلي واستكشاف الأخطاء وإصلاحها
حل المشكلات: العمل كنقطة اتصال أولى لحل أي مشكلات تشغيلية قد تنشأ في المنطقة، والتنسيق مع الفرق ذات الصلة للتوصل إلى حلول في الوقت المناسب.
إدارة التصعيد: تصعيد المشكلات غير المحلولة إلى الإدارة العليا ومتابعتها لضمان الحل.
إدارة المعدات والموارد: ضمان توافر الأدوات والأنظمة والموارد التشغيلية والاستخدام السليم لها، والتنسيق مع الموردين أو مقدمي الخدمات حسب الحاجة.
3. مراقبة الامتثال والمعايير
إنفاذ السياسات: ضمان التزام جميع العمليات الإقليمية بسياسات الشركة واللوائح الصناعية والمتطلبات القانونية.
ضمان الجودة: مراقبة الأنشطة التشغيلية والتأكد من أنها تلبي معايير الجودة. إجراء عمليات تدقيق وفحص منتظمة للعمليات والأنظمة في المنطقة لضمان الامتثال لمعايير الشركة.
السلامة والأمان: ضمان اتباع بروتوكولات وإجراءات السلامة داخل المنطقة للحفاظ على بيئة عمل آمنة ومأمونة.
4. تحليل البيانات وإعداد التقارير
جمع البيانات: جمع وتحليل البيانات المتعلقة بالعمليات الإقليمية، بما في ذلك مقاييس الأداء وردود أفعال العملاء والكفاءة التشغيلية.
إعداد التقارير والتوثيق: إعداد تقارير دورية للإدارة الإقليمية حول الأداء التشغيلي والأداء المالي ورضا العملاء.
مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية: تتبع مؤشرات الأداء الرئيسية وتوفير رؤى قابلة للتنفيذ لتحسين الأداء الإقليمي.
5. دعم التدريب والتطوير
تدريب الموظفين: تنسيق برامج التدريب للموظفين الإقليميين لضمان تحديثهم بأحدث العمليات التشغيلية والأدوات وبروتوكولات السلامة.

إشراك الموظفين الجدد: المساعدة في دمج الموظفين الجدد، والتأكد من إلمامهم بالعمليات والأنظمة التشغيلية في المنطقة.

تطوير المهارات: دعم تطوير الفرق الإقليمية من خلال تحديد فجوات المهارات والمساعدة في تنفيذ مبادرات التدريب.

6. التواصل وإدارة أصحاب المصلحة
التواصل الداخلي: ضمان التواصل الفعال عبر الفرق والأقسام الإقليمية، وتوفير التحديثات حول القضايا التشغيلية والتغييرات وأهداف الأداء.

الارتباط بأصحاب المصلحة: التواصل مع الشركاء الخارجيين والموردين ومقدمي الخدمات لضمان دعم العمليات الإقليمية بشكل كافٍ.

حل النزاعات: معالجة أي نزاعات شخصية أو إدارية تؤثر على الكفاءة التشغيلية وتصعيدها عند الضرورة.

7. دعم الخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد
التنسيق مع فرق الخدمات اللوجستية: العمل بشكل وثيق مع فرق الخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد لضمان التدفق السلس للسلع والخدمات والمعلومات.
إدارة المخزون: المساعدة في تتبع وإدارة مستويات المخزون، والتأكد من أن المكاتب الإقليمية مزودة بما يكفي من المواد والإمدادات الضرورية.
دعم الشحن والتوزيع: تنسيق أنشطة الشحن والتوزيع، والتأكد من الالتزام بالجداول الزمنية التشغيلية.
8. دعم المشروع
إدارة المشروع: المساعدة في إدارة المشاريع الإقليمية، والتأكد من تنفيذها وفقًا للجدول الزمني، وفي حدود الميزانية، وبما يتوافق مع الأهداف الاستراتيجية للشركة.
دعم التنفيذ: دعم طرح العمليات التشغيلية أو الأنظمة أو التكنولوجيا الجديدة في جميع أنحاء المنطقة.
المتابعة والتقييم: بعد تنفيذ المشروع، المتابعة للتأكد من فعالية التغييرات وتقييم النجاح العام للمشروع.
9. الدعم المالي والميزانية
مراقبة الميزانية: المساعدة في مراقبة وتتبع الميزانية التشغيلية الإقليمية، وضمان الالتزام بالمبادئ التوجيهية المالية.
إدارة التكاليف: تحديد فرص توفير التكاليف داخل العمليات الإقليمية والعمل مع فريق التمويل لتنفيذ حلول فعالة من حيث التكلفة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الخلفية التعليمية
المؤهلات: عادة ما تكون درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة العمليات أو اللوجستيات أو مجال ذي صلة مطلوبة.
الشهادات: يمكن أن تكون الشهادات الإضافية في إدارة المشاريع (على سبيل المثال، PMP) أو اللوجستيات أو التميز التشغيلي ميزة إضافية.
2. الخبرة
خبرة العمل: 3-5 سنوات من الخبرة في العمليات أو اللوجستيات أو أدوار الدعم، ويفضل أن تكون في بيئة تشغيلية إقليمية أو متعددة المواقع. الخبرة في الصناعات مثل تجارة التجزئة أو اللوجستيات أو التصنيع أو صناعات الخدمات مرغوبة للغاية.
خبرة خاصة بالصناعة: ستوفر الخبرة في الصناعة ذات الصلة (على سبيل المثال، تجارة التجزئة أو التصنيع أو السلع الاستهلاكية سريعة التداول وما إلى ذلك) ميزة إضافية لفهم التحديات الإقليمية المحددة والمتطلبات التشغيلية.
3. المهارات والكفاءات الأساسية
الإدارة التشغيلية: فهم قوي للعمليات التشغيلية الإقليمية والقدرة على ضمان التنسيق والتنفيذ السلس عبر الإدارات والفرق المختلفة.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال كتابية وشفوية ممتازة للتواصل بشكل فعال مع كل من أصحاب المصلحة الداخليين والشركاء الخارجيين أو البائعين.
حل المشكلات والتفكير النقدي: القدرة على تحديد المشكلات التشغيلية بسرعة وتنفيذ حلول فعالة مع الحفاظ على التركيز على التحسينات طويلة الأجل.
إدارة المشاريع: القدرة على المساعدة في التخطيط للمشاريع وتنفيذها، والتأكد من أنها تلبي الأهداف والجداول الزمنية والميزانيات.
المعرفة بالخدمات اللوجستية وسلسلة التوريد: الإلمام بالعمليات اللوجستية وإدارة المخزون وسلسلة التوريد لضمان العمليات في الوقت المناسب والفعالة.
الامتثال والمعايير: معرفة المتطلبات التنظيمية وسياسات الشركة لضمان امتثال العمليات الإقليمية لجميع المعايير القانونية والسلامة والتنظيمية.
تحليل البيانات وإعداد التقارير: الكفاءة في تحليل البيانات التشغيلية وإعداد التقارير التي توفر رؤى حول الأداء التشغيلي والكفاءة وفرص توفير التكاليف.
الميزانية ومراقبة التكاليف: فهم عمليات الميزانية واستراتيجيات إدارة التكاليف لضمان الاستخدام الفعال للموارد وتحقيق الأهداف المالية.