مشرف مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

الإشراف على الأنشطة اليومية للزملاء والضيوف ومراقبتها أثناء العمل عن كثب مع فريق مكتب الاستقبال
التأكد من أن تجربة الوصول والمغادرة لجميع الضيوف سلسة من خلال تنسيق مزيج السوق وكبار الشخصيات
قيادة وتعليم وتدريب وإلهام فريق مكتب الاستقبال لتحويل اللحظات إلى ذكريات لضيوفنا
تمكين الزملاء من تهدئة أي تحديات في خدمة الضيوف والتأكد من تتبع جميع مشكلات الضيوف ومتابعتها لضمان استعادة الخدمة
تطوير والحفاظ على معايير القسم، مع الالتزام بمعايير تيفولي الأساسية
ضمان بيئة آمنة لضيوفنا وزملائنا من خلال الالتزام بسياسات الصحة والسلامة في الفندق
جزء حيوي من إجراءات الطوارئ في الفندق
قيادة بالقدوة والحفاظ على بيئة من الاحترام والنزاهة والعمل الجماعي والمساءلة والتميز والعلاقات الإيجابية مع الموظفين
فهم وتعزيز رؤية الفندق، مع دعم أهداف ورؤية القسم
التواصل والاتصال بشكل فعال مع القادة الآخرين في القسم والفندق
الاهتمام الشديد بالتفاصيل، والتنظيم العالي والقدرة على تلبية المهام الحساسة للوقت
مهام أخرى حسب التكليف

الإشراف على عمليات مكتب الاستقبال: الإشراف على المهام اليومية لفريق مكتب الاستقبال، بما في ذلك عمليات تسجيل الوصول والمغادرة واستفسارات الضيوف والحجوزات وتخصيص الغرف، وضمان الالتزام بمعايير الخدمة.

تميز خدمة الضيوف: ضمان خدمة عملاء استثنائية في جميع الأوقات، ومعالجة مخاوف الضيوف والطلبات الخاصة والشكاوى على الفور وباحترافية.

قيادة الفريق: إدارة وتدريب وتحفيز موظفي مكتب الاستقبال، والتأكد من أنهم على دراية وكفاءة وتركيز على العملاء. تقديم التدريب والملاحظات لتحسين أداء الفريق.

إجراءات تسجيل الوصول والمغادرة: ضمان عمليات تسجيل الوصول والمغادرة السلسة، بما في ذلك التحقق من تفاصيل الضيوف ومعالجة المدفوعات وإدارة تخصيص الغرف بكفاءة.

إدارة الحجز: الإشراف على معالجة الحجز، والتأكد من تحديث جميع أنظمة الحجز ودقة الحجوزات وتحسين توافر الغرف.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة سابقة لا تقل عن سنة واحدة في الإشراف على مكتب الاستقبال في فندق كبير مفضلة
معرفة ممتازة ببرنامج Micros-Opera Property Manager وبرنامج Word وExcel
مهارات كتابية وشفوية ممتازة مع اهتمام كبير بالتفاصيل
مهارات شخصية قوية موجهة نحو الحلول وتقنيات حل المشكلات
القيادة وإدارة الفريق: خبرة مثبتة في إدارة وتدريب وتحفيز الفريق. القدرة على تقديم التوجيه والملاحظات مع ضمان بيئة عمل إيجابية.
تميز خدمة الضيوف: توجه قوي لخدمة العملاء مع القدرة على إدارة المواقف الصعبة بهدوء وفعالية، وضمان مستويات عالية من رضا الضيوف.
المعرفة التشغيلية: فهم متعمق لعمليات مكتب الاستقبال، بما في ذلك إجراءات تسجيل الوصول/المغادرة، والحجوزات، وفواتير الضيوف، واستخدام أنظمة إدارة الممتلكات (PMS) مثل Opera أو Protel أو Micros.
حل النزاعات: القدرة على معالجة شكاوى أو مشكلات الضيوف بشكل احترافي، وتحويل المواقف السلبية المحتملة إلى تجارب إيجابية.
الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الشديد بالتفاصيل في إدارة حسابات الضيوف، ودقة الحجز، وضمان تنفيذ جميع إجراءات مكتب الاستقبال دون خطأ.
تعدد المهام وإدارة الوقت: القدرة على التعامل مع مهام وأولويات متعددة في وقت واحد، وخاصة خلال فترات الانشغال، مع الحفاظ على مستوى عالٍ من الكفاءة والتنظيم.

مهارات الاتصال: مهارات ممتازة في الاتصال الشفهي والكتابي، مع القدرة على التفاعل بشكل فعال مع الضيوف والموظفين والإدارة.

حل المشكلات: مهارات قوية في التفكير النقدي وحل المشكلات، وخاصة عند التعامل مع شكاوى الضيوف أو القضايا التشغيلية.

الإدارة المالية: فهم أنظمة الفوترة في الفنادق، والتعامل مع النقد، والإجراءات المالية الأساسية لضمان دقة رسوم الضيوف والمدفوعات.

إتقان التكنولوجيا: القدرة على استخدام برامج إدارة الفنادق (PMS)، وأنظمة الحجز، وبرامج المكتب (Excel، Word)، وأدوات الاتصال.