منسق الفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

بصفتك مسؤولاً عن تنظيم الأحداث، ستلعب دورًا حاسمًا في دعم التشغيل السلس للأحداث المختلفة، وضمان التعامل مع جميع المهام والطلبات بكفاءة. قد تشمل مسؤولياتك تنفيذ المهمات، وإعداد مواد الحدث، والمساعدة في تلبية احتياجات الضيوف، والحفاظ على التواصل بين أعضاء الفريق.

يتطلب هذا الدور نهجًا عمليًا والقدرة على التكيف مع المهام المختلفة عند ظهورها، مما يجعله فرصة مثالية للأفراد الذين يتطلعون إلى اكتساب الخبرة في صناعة الأحداث.

المتطلبات

الخبرة السابقة في إنتاج الأحداث أو الضيافة أو مجال ذي صلة مفيدة ولكنها ليست ضرورية
تنفيذ المهمات حسب الحاجة أثناء الأحداث
مهارات تنظيمية قوية والقدرة على تعدد المهام في بيئات سريعة الخطى
مهارات اتصال ممتازة، وخاصة باللغة الإنجليزية؛ المعرفة بلغات إضافية تعتبر ميزة إضافية
القدرة على العمل بشكل فعال ضمن فريق واتباع التعليمات على الفور
العمل بشكل وثيق مع منسقي الحدث لضمان سير الحدث بسلاسة
التعامل مع أي طلبات فورية للضيوف أو احتياجات البائعين
دعم موظفي الحدث بالمهام في اللحظة الأخيرة والاحتياجات العاجلة
إعداد الحدث وتفكيكه: المساعدة في إعداد المكان، بما في ذلك وضع اللافتات، وترتيب الأثاث، وضمان جاهزية جميع مواد الحدث للاستخدام. بعد الحدث، المساعدة في تفكيك المعدات، وتطهير المكان، والتأكد من تعبئة كل شيء وتسجيله.
الدعم اللوجستي: تنفيذ المهمات لتوصيل الإمدادات، والتأكد من وجود المواد في المكان المناسب في الوقت المناسب، ودعم منظمي الحدث والموظفين في أي مهام في اللحظة الأخيرة.
تنسيق البائعين: كن نقطة الاتصال للبائعين (على سبيل المثال، المطاعم، وفرق AV، والديكور) للتأكد من وجودهم في مكانهم وفي الموعد المحدد. ساعد في تسهيل الاتصال السلس بين موظفي الحدث والشركاء الخارجيين.
دعم الحضور: المساعدة في تسجيل وصول الضيوف، وتوجيه الحضور إلى وجهاتهم، وتقديم معلومات عامة حول الحدث.
حل المشكلات: معالجة المشكلات أو الطلبات في اللحظة الأخيرة، مثل استرداد الإمدادات، أو استكشاف المشكلات الفنية وإصلاحها، أو التعامل مع التأخيرات غير المتوقعة.
المساعدة الفنية: تقديم الدعم لإعداد الصوت والفيديو واستكشاف الأخطاء وإصلاحها (إذا لزم الأمر)، والتأكد من أن المعدات تعمل بالشكل المطلوب.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مهارات اتصال قوية:

تواصل واضح ومهني مع أعضاء الفريق والبائعين والضيوف.
القدرة على التفاعل بشكل فعال مع الأفراد على جميع المستويات (موظفو الحدث والعملاء والبائعين والضيوف).
استباقي وذكي:

سريع في التعرف على ما يجب القيام به دون توجيه مستمر، والبحث دائمًا عن طرق للمساعدة.
قادر على البقاء هادئًا والتفكير على قدميك عندما تحتاج الأمور إلى تعديل أو تنشأ مشاكل.
التركيز على العملاء:

ودود وسهل التعامل مع موقف إيجابي.
مهارات ممتازة في حل المشكلات، وضمان تلبية جميع احتياجات الضيوف أو العملاء بابتسامة.
منظم ومهتم بالتفاصيل:

القدرة على إدارة مهام متعددة والحفاظ على التنظيم تحت الضغط.
اهتمام قوي بالتفاصيل، وضمان عدم إغفال أي شيء.
لاعب فريق:

على استعداد للمساعدة أينما كان ذلك ضروريًا، والتعاون مع الموظفين والأقسام الأخرى.
مرن في التكيف مع احتياجات الحدث المتغيرة أو الطلبات في اللحظة الأخيرة.
القدرة على التحمل البدني:

القدرة على رفع وحمل الإمدادات أو المعدات، والوقوف أو المشي لفترات طويلة، والتحرك بسرعة بين مواقع أو مهام مختلفة للحدث.
إدارة الوقت:

القدرة على تحديد أولويات المهام بكفاءة، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والتعامل مع المسؤوليات في الوقت المحدد.
المرونة والقدرة على التكيف:

الاستعداد لتولي مجموعة واسعة من المهام، من الدعم اللوجستي البسيط إلى المهام التشغيلية الرئيسية.
القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة في بيئة الحدث السريعة الخطى.
الخبرة والتعليم:
الحد الأدنى من التعليم: دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله؛ يفضل بعض الكليات.
الخبرة: الخبرة السابقة في تنسيق الأحداث أو الضيافة أو خدمة العملاء هي ميزة إضافية، ولكنها ليست مطلوبة.
الشهادة: أي شهادات في مجال الأحداث أو الضيافة (على سبيل المثال، الإنعاش القلبي الرئوي والإسعافات الأولية وسلامة الغذاء) ستكون مفيدة.