متخصص المشروع

الأدوار والمسؤوليات

تنفيذ جميع الأنشطة اللازمة لشراء السلع و/أو الخدمات/العقود من الباطن، وفقًا لمتطلبات التكلفة/الوقت/الجودة المحددة وسياسات الشركة/الشركة ومعاييرها وتعليمات العمل

المهمة:

• إصدار طلب عرض الأسعار للبائعين بناءً على طلب الشراء المحدد

• دعم البائعين أثناء إعداد العروض الفنية/التجارية مع الالتزام بالسرية فيما يتعلق بمعلومات العطاء ذات الصلة

• إعداد جدول العطاءات التجارية/الاقتصادية لمقارنة العروض المختلفة واقتراح الإجراءات التي يجب اتخاذها من أجل تحسين نتيجة العطاء و/أو اختيار البائع

• قيادة المفاوضات التجارية/الاقتصادية

• إعداد عملية الشراء أو العقد من الباطن بناءً على شروط وأحكام الشراء العامة القياسية وشروط الشراء الخاصة بالمشروع، إن وجدت، وإدارة الانحرافات المحتملة

• إغلاق عملية العطاءات بتلقي تأكيد الشراء/العقد من الباطن من البائع المختار وإبلاغ البائعين غير الناجحين بالنتيجة السلبية لعطاءاتهم

• متابعة والتفاوض، إذا لزم الأمر، بشأن تعديلات أمر الشراء/العقد من الباطن

• تنفيذ الأنشطة المعينة وفقًا للإجراءات و توفير الأنظمة والأدوات

• مراجعة وتعليق الوثائق الفنية التي تم استلامها مع طلب الشراء والتقييم الفني

• إدارة الوثائق التعاقدية (الأرشيف) قبل إصدارها إلى الأرشيف المركزي

1. تخطيط المشتريات والاستراتيجية:

فهم متطلبات المشروع: التعاون مع مديري المشروع والمهندسين وأصحاب المصلحة الآخرين لفهم متطلبات المواد والخدمات المحددة للمشروع. ويشمل ذلك المواصفات الفنية والجداول الزمنية والقيود المالية.

وضع خطط المشتريات: وضع خطة شراء تتوافق مع الجدول الزمني العام للمشروع، وضمان الحصول على المواد والخدمات عند الحاجة لتجنب تأخير المشروع.

الموردون المصدرون: تحديد وتقييم الموردين والبائعين المحتملين الذين يمكنهم توفير السلع والخدمات اللازمة. وقد يشمل ذلك المصادر العالمية والنظر في كل من البائعين المحليين والدوليين.

2. اختيار الموردين والمفاوضات:

تقييم الموردين: تقييم الموردين بناءً على معايير مثل السعر والجودة وأوقات التسليم والقدرة على تلبية المتطلبات الخاصة بالمشروع. ويشمل ذلك مراجعة قدرات الموردين والأداء السابق والخبرة الفنية.

التفاوض على العقود: قيادة المفاوضات مع الموردين والبائعين لتأمين شروط مواتية، بما في ذلك التسعير وجداول التسليم وشروط الدفع وشروط الضمان.
إعداد أوامر الشراء: إنشاء وإصدار أوامر الشراء التي تلبي المواصفات الموضحة في خطة المشتريات الخاصة بالمشروع. تأكد من أن أوامر الشراء واضحة ودقيقة وكاملة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مهارات التفاوض: القدرة على التفاوض مع الموردين لتأمين أفضل الشروط الممكنة، بما في ذلك التسعير وشروط الدفع وجداول التسليم.
إدارة المشروع: القدرة على تنسيق أنشطة المشتريات ضمن السياق العام للمشروع، وضمان تسليم المواد والخدمات في الوقت المحدد لتلبية معالم المشروع.
الاهتمام بالتفاصيل: الاهتمام الشديد بالتفاصيل في مراجعة العقود وأوامر الشراء واتفاقيات الموردين لضمان الدقة والامتثال لمتطلبات المشروع.
إدارة علاقات الموردين: بناء علاقات قوية والحفاظ عليها مع الموردين لضمان التسليم في الوقت المناسب للمواد والخدمات عالية الجودة.
مراقبة التكاليف والميزانية: القدرة على إدارة أنشطة المشتريات ضمن ميزانية المشروع، وتحديد فرص توفير التكاليف، ومراقبة الإنفاق طوال دورة حياة المشروع.
حل المشكلات: القدرة على حل مشكلات المشتريات بسرعة، مثل التأخيرات أو مشكلات الجودة أو نقص الإمدادات، للحفاظ على المشروع على المسار الصحيح.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال كتابية وشفوية قوية للتعاون بشكل فعال مع الفرق الداخلية والموردين وأصحاب المصلحة الآخرين.
إدارة العقود: الإلمام بشروط العقد والاعتبارات القانونية وضمان حماية اتفاقيات المشتريات لمصالح المشروع.
المعرفة الفنية: فهم المواد والمعدات والخدمات المطلوبة لمشاريع محددة (على سبيل المثال، مواد البناء ومعدات التصنيع والمكونات المتخصصة).

الأدوات والتكنولوجيات:

برامج المشتريات: أدوات مثل SAP Ariba أو Oracle Procurement Cloud أو Coupa أو Zycus لإدارة عملية المشتريات، بما في ذلك إدارة الموردين وأوامر الشراء والفواتير.

أنظمة تخطيط موارد المؤسسات: برامج مثل SAP أو Microsoft Dynamics أو NetSuite لتتبع المخزون وإدارة سير عمل المشتريات الخاصة بالمشروع ودمج المشتريات مع وظائف الأعمال الأخرى.

أدوات إدارة المشاريع: Microsoft Project أو Primavera P6 أو Trello للمساعدة في تتبع الجداول الزمنية للمشتريات ومواءمة الشراء مع معالم المشروع.

أدوات جداول البيانات: Microsoft Excel أو Google Sheets لتحليل البيانات وتتبع التكاليف ومقارنة البائعين.