منسق الشحن

الأدوار والمسؤوليات

عمليات الشحن والتنسيق:

تخطيط الشحنات: التنسيق مع الإدارات الداخلية (المبيعات، المشتريات، الإنتاج، إلخ) للتخطيط وجدولة الشحنات، وضمان التسليم في الوقت المناسب للعملاء أو المرافق الأخرى.

التفاوض مع شركات النقل: التواصل مع شركات الشحن، أو وكلاء الشحن، أو مقدمي الخدمات اللوجستية لتحديد أسعار الشحن والجداول الزمنية وأفضل طرق التسليم. التفاوض على الأسعار ومستويات الخدمة.

مراقبة الشحنات: تتبع ومراقبة الشحنات من المنشأ إلى الوجهة، وضمان التسليم في الوقت المناسب وبدقة. معالجة أي تأخير أو انقطاع بسرعة لتجنب إزعاج العملاء.

التوثيق والامتثال:

إعداد مستندات الشحن: تأكد من إعداد جميع مستندات الشحن الضرورية (على سبيل المثال، سندات الشحن، الفواتير التجارية، قوائم التعبئة، الإقرارات الجمركية) ودقتها لكل شحنة.

الامتثال للجمارك والاستيراد/التصدير: ضمان الامتثال للوائح الشحن الدولية، بما في ذلك الوثائق الجمركية وأي تعريفات أو رسوم سارية. العمل بشكل وثيق مع سماسرة الجمارك لضمان عمليات الاستيراد/التصدير السلسة.
الحفاظ على السجلات: الحفاظ على سجلات دقيقة ومحدثة للشحنات والتسليمات والإرجاع وإدارة المخزون. التأكد من امتثال السجلات لسياسات الشركة والمتطلبات القانونية.
إدارة المخزون:
التنسيق مع فرق التخزين: العمل مع فرق المستودعات والمخزون لضمان توفر البضائع وتعبئتها بشكل صحيح للشحن.
إدارة مستويات المخزون: تتبع مستويات المخزون والتأكد من إرسال الشحنات وفقًا لتوقعات الطلب أو الطلبات، ومنع المخزون الزائد أو نفاد المخزون.
خدمة العملاء وحل المشكلات:
التواصل مع العملاء: التواصل مع العملاء فيما يتعلق بجداول الشحن أو التأخيرات أو أي مشكلات تتعلق بالشحنات. تقديم التحديثات ومعالجة المخاوف على الفور.
التعامل مع مشكلات الشحن: حل التناقضات في الشحن، مثل البضائع التالفة أو تأخيرات الشحن أو الطرود المفقودة، من خلال العمل مع الموردين أو شركات النقل أو العملاء لإيجاد حلول.
إدارة المرتجعات: تنسيق إعادة البضائع إذا لزم الأمر، والتأكد من اتباع الوثائق والإجراءات المناسبة للإرجاع أو التبادل.
التحكم في التكاليف والميزانية:

مراقبة تكاليف الشحن: الإشراف على نفقات الشحن للتأكد من أنها تتوافق مع ميزانية الشركة. تحديد الفرص لتقليل تكاليف الشحن دون المساس بجودة الخدمة.

مراجعة الفواتير: مراجعة واعتماد فواتير الشحن من شركات النقل وشركات الشحن، والتأكد من دقة الرسوم وتوافقها مع الشروط المتفق عليها.

الكفاءة التشغيلية وتحسين العمليات:

تحسين طرق الشحن والطرق: تقييم طرق الشحن والطرق وخيارات شركات النقل بشكل مستمر لتحسين الكفاءة والسرعة والفعالية من حيث التكلفة.

تحسين العمليات: تحديد وتنفيذ التحسينات في عملية الشحن لزيادة الكفاءة والحد من الأخطاء أو التأخيرات. وقد يتضمن ذلك أدوات الأتمتة أو برامج جديدة أو علاقات أفضل مع البائعين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس القادرة على أداء وظائف الوظيفة. يفضل درجة البكالوريوس في الهندسة الكيميائية أو العلوم

الخبرة والمهارات

* خبرة عملية لا تقل عن 10 سنوات في تخطيط إنتاج المصافي.

* معرفة جيدة بعمليات المحاسبة والتسويق والشحن للمنتجات المكررة.

* مهارات كمبيوتر جيدة، ويفضل مهارات برامج التحسين.

* اللغة الإنجليزية المنطوقة والمكتوبة الممتازة - التواصل بشكل فعال.

المهارات الفنية:
برامج وأنظمة الشحن: الكفاءة في استخدام برامج الخدمات اللوجستية (مثل SAP وOracle وCargoWise وShipBob وأنظمة WMS) لتتبع الشحنات وإنشاء المستندات وإدارة المخزون.

مجموعة Microsoft Office: مهارات قوية في Excel (لتتبع الشحنات والتكاليف والمخزون) وWord (للتوثيق) وOutlook (للاتصالات).

إدارة المخزون: معرفة أنظمة التحكم في المخزون وكيفية مواءمة جداول الشحن مع احتياجات المخزون.

المعرفة بالخدمات اللوجستية والنقل:
طرق الشحن: معرفة طرق الشحن المختلفة (الجوي والبحري والسككي والشاحنات) والإيجابيات/السلبيات الخاصة بكل طريقة، بالإضافة إلى متى تستخدم كل طريقة.
الشحن الدولي: الإلمام بأنظمة الشحن الدولي، بما في ذلك إجراءات الجمارك والتعريفات الجمركية والامتثال التجاري.
شروط التجارة الدولية: فهم شروط التجارة الدولية، التي تحدد مسؤوليات المشترين والبائعين في الشحنات الدولية.
حل المشكلات واتخاذ القرار:
استكشاف الأخطاء وإصلاحها: القدرة على استكشاف مشكلات الشحن، بما في ذلك التأخيرات أو البضائع التالفة أو سوء التواصل، وحلها بسرعة.
اتخاذ القرار: اتخاذ قرارات سريعة ومستنيرة بشأن أفضل طرق الشحن أو شركات النقل أو عمليات المناولة لضمان عمليات تسليم فعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب.
التواصل وخدمة العملاء:
التواصل الواضح: مهارات اتصال قوية للتفاعل مع الموردين والعملاء والفرق الداخلية لإدارة توقعات الشحن وحل المشكلات.
التركيز على العملاء: القدرة على إدارة توقعات العملاء وتقديم التحديثات في الوقت المناسب وحل الشكاوى أو المشكلات المتعلقة بالشحن.
الاهتمام بالتفاصيل:
الدقة في معالجة أوامر الشحن وإعداد الوثائق والتأكد من صحة جميع التفاصيل (العناوين والمنتجات والكميات) لتجنب الأخطاء أو التأخير.