موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

1. الترحيب بالزوار والترحيب بهم
الترحيب بالعملاء والزوار والضيوف والترحيب بهم بحرارة والتأكد من شعورهم بالراحة.
توجيه الزوار إلى الشخص أو القسم المناسب.
2. الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
الرد على المكالمات الواردة على الفور، ومعالجة الاستفسارات أو توجيهها إلى الشخص المناسب.
فحص المكالمات، وتلقي الرسائل، ونقل المعلومات بدقة.
3. إدارة المواعيد والجداول
تحديد مواعيد للعملاء والموظفين، والحفاظ على تحديث التقويم.
المساعدة في إدارة حجوزات غرف المؤتمرات وتنظيم الاجتماعات.
4. الدعم الإداري
التعامل مع المهام الإدارية الأساسية مثل التسجيل وإدخال البيانات وصيانة اللوازم المكتبية.
مساعدة الأقسام المختلفة من خلال إعداد المستندات أو التقارير أو العروض التقديمية.
5. الحفاظ على بروتوكولات الأمان
تسجيل الزوار وإصدار شارات الزوار واتباع إجراءات الأمان.
مراقبة والتحكم في الوصول إلى المكتب.
6. التعامل مع المراسلات والبريد
استلام وفرز وتوزيع البريد والطرود الواردة.
إعداد وإرسال البريد الصادر والتسليمات حسب الحاجة.
7. صيانة منطقة الاستقبال
حافظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنظمة ومرتبة.
رتب مواد القراءة وتأكد من تخزين اللوازم، مثل الكتيبات.
8. إدارة اللوازم المكتبية والمخزون
راقب مستويات مخزون اللوازم المكتبية ونسق إعادة الطلبات حسب الحاجة.
حافظ على معدات المكتب، وتأكد من أنها في حالة صالحة للعمل أو ترتيب الإصلاحات إذا لزم الأمر.
9. تقديم المعلومات والدعم
قم بالرد على استفسارات الزوار أو قدم معلومات عامة عن الشركة.
ساعد في مهام المكتب الأخرى المختلفة، وخاصة خلال فترات الانشغال.
10. تنسيق الاتصالات داخل المكتب
ساعد في الاتصالات الداخلية من خلال مشاركة الإعلانات أو المذكرات أو التحديثات.
كن بمثابة حلقة وصل بين الموظفين والعملاء لضمان تدفق المعلومات بسلاسة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الخلفية التعليمية
دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله؛ درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة هي ميزة إضافية.
المعرفة ببرامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office Suite، Google Workspace) وأنظمة الهاتف.
2. الخبرة
يفضل خبرة تتراوح من 1 إلى 3 سنوات في خدمة العملاء أو الإدارة أو مكتب الاستقبال.
يمكن أن تكون الخبرة السابقة في بيئة سريعة الخطى، وخاصة في مجال الضيافة أو الشركات أو المجال الطبي، مفيدة.
3. المهارات الأساسية
مهارات الاتصال: التواصل الواضح والمهني، سواء الشفهي أو المكتوب، للتفاعل مع العملاء والموظفين والزوار بشكل فعال.
التوجيه نحو خدمة العملاء: موقف ودود ومرحب مع التركيز القوي على توفير تجربة ممتازة للزائر.
قدرات تعدد المهام: التعامل بكفاءة مع مهام متعددة في وقت واحد، مثل الرد على المكالمات أثناء الترحيب بالزائرين أو إدارة المواعيد.
الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في تسجيل المعلومات وجدولة المواعيد والتعامل مع المهام الإدارية.
الكفاءة الفنية: القدرة على التعامل مع معدات المكتب (الهاتف، والناسخة، والفاكس) وتطبيقات البرامج الشائعة، بالإضافة إلى القدرة على تعلم أنظمة جديدة بسرعة.

المهارات التنظيمية: إدارة ممتازة للوقت، والقدرة على تحديد أولويات المهام، والحفاظ على منطقة استقبال مرتبة.

4. السمات الشخصية
المظهر المهني: الحفاظ على مظهر مهندم وجذاب كوجه للشركة.

الاعتمادية: موثوق به ومنتظم، مع أخلاقيات عمل قوية والتزام بالحضور المستمر.

الهدوء تحت الضغط: قادر على البقاء هادئًا في المواقف المزدحمة أو الصعبة، وتوفير حضور ثابت ومطمئن للزوار.

التكتم والسرية: التعامل مع المعلومات الحساسة بمسؤولية، واحترام الخصوصية والسرية في جميع الأوقات.

مهارات حل المشكلات: سريع التفكير وقادر على إدارة المواقف غير المتوقعة، مثل تضارب المواعيد أو استفسارات الزوار.

5. مهارات اللغة
إتقان اللغة المحلية، مع إتقان اللغة الإنجليزية غالبًا ما تكون مطلوبة في البيئات الدولية أو الشركات.
تعتبر المهارات اللغوية الإضافية ميزة إضافية، خاصة في البيئات متعددة الثقافات أو الدولية.
6. التوافق الثقافي
يُظهر التوافق مع قيم الشركة وثقافتها، مع فهم مهمة المنظمة وأهدافها.
الاستعداد لتحمل مسؤوليات إضافية عند الحاجة، وإظهار المرونة والاستعداد لدعم الفريق.