مدير مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم الإداري
إدارة التقويم: إدارة جدول أعمال المدير العام، بما في ذلك المواعيد والاجتماعات وترتيبات السفر، وضمان إدارة الوقت بشكل فعال.
التوثيق: إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى للمدير العام، وضمان الدقة والاحترافية.
حفظ السجلات: الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة للوثائق والمراسلات، وضمان السرية وسهولة استرجاع المعلومات.
2. تيسير الاتصالات
دور الاتصال: العمل كنقطة اتصال أساسية بين المدير العام وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، بما في ذلك الموظفين والعملاء والموردين.
تنسيق الاجتماعات: تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات، وتدوين المحاضر، ومتابعة بنود العمل.
3. إدارة المشاريع
تنسيق المهام: المساعدة في التخطيط وتنفيذ المشاريع والمبادرات الخاصة وفقًا لتوجيهات المدير العام، وتتبع التقدم والمواعيد النهائية.
إعداد التقارير: إعداد التقارير والملخصات حول حالة المشروع، والأنشطة الإدارية، ومؤشرات الأداء الرئيسية.
4. الدعم التشغيلي
إدارة المكتب: الإشراف على العمليات المكتبية اليومية، والتأكد من سير جميع الوظائف الإدارية بسلاسة وكفاءة.
إدارة اللوازم: إدارة مخزون اللوازم المكتبية، وطلبها وإعادة تخزينها حسب الضرورة للحفاظ على الكفاءة التشغيلية.
5. الإدارة المالية
إعداد التقارير عن النفقات: المساعدة في إعداد وتقديم تقارير النفقات للمدير العام، وضمان الامتثال لسياسات الشركة.
تتبع الميزانية: المساعدة في مراقبة ميزانيات الإدارات والأداء المالي، وتقديم الدعم في التحليل المالي حسب الحاجة.
6. السرية والتكتم
المعلومات الحساسة: التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بتكتم واحترافية، والحفاظ على ثقة المدير العام والمنظمة.
حماية الخصوصية: التأكد من أن جميع الاتصالات والوثائق تلتزم بمعايير الخصوصية والسرية.
7. إدارة العلاقات
إشراك أصحاب المصلحة: بناء والحفاظ على العلاقات مع أصحاب المصلحة الرئيسيين، وتمثيل المدير العام والمنظمة بشكل إيجابي.
حل النزاعات: معالجة وحل النزاعات أو القضايا التي تنشأ داخل المنظمة أو مع الشركاء الخارجيين، وتصعيدها حسب الضرورة.
8. تنسيق الفعاليات
تخطيط الفعاليات: المساعدة في تخطيط وتنسيق الفعاليات والاجتماعات والمؤتمرات، وضمان التعامل مع جميع الخدمات اللوجستية بشكل فعال.
ترتيبات السفر: تنظيم مسارات السفر والإقامة والنقل للمدير العام والمديرين التنفيذيين الآخرين حسب الحاجة.
9. التعاون بين الفريق
فرق الدعم: التعاون مع الإدارات والفرق الأخرى لتسهيل التواصل وتنسيق الأنشطة المتعلقة بمبادرات المدير العام.
المشاريع متعددة الوظائف: المشاركة في فرق متعددة الوظائف حسب الحاجة، والمساهمة بالدعم الإداري والرؤى.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الخلفية التعليمية
درجة في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو تخصص ذي صلة.

التطوير المهني: يمكن أن تكون الشهادات الإضافية في إدارة المكاتب أو إدارة المشاريع أو الدعم الإداري مفيدة.

2. الخبرة
خبرة الدعم التنفيذي: 3-5 سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو منصب إداري مماثل، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة مؤسسية أو ضيافة.

الإلمام بالهياكل التنظيمية: فهم العمليات والتسلسلات التنظيمية، وخاصة في السوق السعودية.

3. المهارات الأساسية
المهارات التنظيمية: مهارات تنظيمية قوية مع القدرة على إدارة أولويات ومواعيد نهائية متعددة بشكل فعال.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية، مما يسهل التفاعل الواضح مع أصحاب المصلحة المتنوعين.

المهارات الشخصية: مهارات شخصية قوية، مع القدرة على بناء العلاقات والتفاعل بشكل إيجابي مع أعضاء الفريق والاتصالات الخارجية.

4. الكفاءة الفنية
برامج المكتب: الكفاءة في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والإلمام ببرامج الإنتاجية الأخرى.
إدارة المعلومات: الخبرة في إدارة قواعد البيانات وأنظمة إدارة المستندات وتقنيات المكاتب الأخرى.
5. القدرة على حل المشكلات
التفكير النقدي: مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية، وقادرة على معالجة التحديات بكفاءة وفعالية.
القدرة على التكيف: القدرة على التكيف مع الظروف المتغيرة والاستجابة للقضايا غير المتوقعة بسلوك هادئ ومتماسك.
6. الاهتمام بالتفاصيل
الدقة: الاهتمام الشديد بالتفاصيل في إعداد المستندات والجدولة وإدارة المشاريع لضمان الدقة والاحترافية.
مراقبة الجودة: الالتزام بالحفاظ على معايير عالية في جميع المهام الإدارية والمنتجات النهائية.
7. مهارات إدارة المشاريع
تنسيق المهام: الخبرة في إدارة المشاريع، بما في ذلك التخطيط والتنفيذ وتتبع التقدم لتلبية المواعيد النهائية.
إدارة الأحداث: القدرة على تنسيق الاجتماعات والأحداث والخدمات اللوجستية للسفر، وضمان تنفيذ جميع الترتيبات بسلاسة.