مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

تنظيم تخطيط المكتب وطلب القرطاسية والمعدات
جدولة الاجتماعات والمواعيد
الحفاظ على حالة المكتب وترتيب الإصلاحات اللازمة
الشراكة مع الموارد البشرية لتحديث وصيانة سياسات المكتب حسب الضرورة
تنظيم عمليات المكتب والإجراءات
التأكد من إصدار فواتير لجميع العناصر ودفعها في الوقت المحدد
إدارة العقود ومفاوضات الأسعار مع بائعي المكتب ومقدمي الخدمات وإيجار المكتب
إدارة ميزانية المكتب العامة والإدارية، وضمان إعداد التقارير الدقيقة وفي الوقت المناسب
توفير الدعم العام للزوار
المساعدة في عملية التوجيه للموظفين الجدد
معالجة استفسارات الموظفين فيما يتعلق بقضايا إدارة المكتب (على سبيل المثال القرطاسية والأجهزة وترتيبات السفر)
التواصل مع بائعي إدارة المرافق، بما في ذلك خدمات التنظيف والتموين والأمن
التخطيط للأنشطة الداخلية أو خارج الموقع، مثل الحفلات والاحتفالات والمؤتمرات
التعامل مع العلاقات العامة وجميع الأنشطة ذات الصلة
المشاركة في تحليل المبيعات وإعداد التقارير الدورية عن أداء الشركة
إدارة المكتب
العمليات اليومية: الإشراف على العمليات اليومية للمكتب لضمان سير العمل بسلاسة.
إدارة اللوازم: إدارة مخزون اللوازم المكتبية، وطلب اللوازم الجديدة حسب الحاجة، والحفاظ على علاقات الموردين.
تنسيق الفريق
الإشراف على الموظفين: الإشراف على الموظفين الإداريين وتنسيق المهام لضمان سير العمل في المكتب بكفاءة.
التوجيه: المساعدة في عملية التوجيه للموظفين الجدد، بما في ذلك التوجيه والتدريب.
التواصل
نقطة الاتصال: العمل كنقطة اتصال أساسية للاتصالات الداخلية والخارجية، ومعالجة الاستفسارات على الفور.
تنسيق الاجتماعات: جدولة الاجتماعات وتنظيمها، بما في ذلك إعداد الأجندات والمحاضر.
الإدارة المالية
إدارة الميزانية: المساعدة في إعداد وإدارة ميزانية المكتب، وتتبع النفقات، وإنشاء التقارير المالية.
معالجة الفواتير: الإشراف على معالجة الفواتير وإدارة الحسابات الدائنة والمدينة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة لا تقل عن سنتين في إدارة المكاتب أو العمليات
مهارات تنظيمية قوية ومهارات تعدد المهام
مهارات تواصل وتواصل شخصية ممتازة
القدرة على العمل بشكل مستقل واتخاذ المبادرة
المرونة والقدرة على التكيف في بيئة عمل ديناميكية
إتقان برامج وأدوات إدارة المكاتب
عقلية موجهة نحو النمو والاستعداد للتعلم
إتقان اللغة الإنجليزية أمر ضروري
المشاريع الخاصة: إدارة وتنسيق المشاريع الخاصة وفقًا لتوجيهات الإدارة العليا، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية والأهداف.
تحسين العمليات: تحديد الفرص لتحقيق الكفاءة التشغيلية وتنفيذ التحسينات في إجراءات المكتب.
حفظ السجلات
التوثيق: الحفاظ على السجلات المنظمة وأنظمة الملفات للوثائق المهمة، بما في ذلك العقود وملفات الموظفين.
الامتثال: التأكد من أن ممارسات المكتب تتوافق مع القوانين واللوائح ذات الصلة.
مسؤوليات إضافية
تنسيق الأحداث: تنظيم أحداث الشركة والاجتماعات وأنشطة بناء الفريق.
مسؤول الاتصال بتكنولوجيا المعلومات: العمل كحلقة وصل مع دعم تكنولوجيا المعلومات للقضايا المتعلقة بالتكنولوجيا وصيانة المعدات.
المهارات والمؤهلات الأساسية
المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
مهارات الاتصال: قدرات ممتازة في التواصل اللفظي والكتابي.
الكفاءة الفنية: الكفاءة في برامج المكاتب (مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) ومعدات المكاتب.
حل المشكلات: مهارات قوية في التفكير النقدي وحل المشكلات.