سكرتير تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم التنفيذي
توفير الدعم الإداري الشامل للمديرين التنفيذيين الكبار، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية، وتنسيق الاجتماعات، وإعداد المواد الإعلامية.
العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين والأقسام الأخرى، وضمان التواصل والتنسيق السلس.
2. التقويم وإدارة المواعيد
تنظيم وإدارة تقويم المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
التأكد من أن المديرين التنفيذيين على دراية بجميع الاجتماعات ومستعدون لها من خلال توفير الأجندات والمواد الأساسية وأي معلومات ضرورية.
3. تنسيق السفر والخدمات اللوجستية
ترتيب خطط السفر المحلية والدولية، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والتأشيرات والنقل البري.
إعداد برامج سفر مفصلة والتأكد من أن المديرين التنفيذيين لديهم جميع وثائق السفر والترتيبات اللازمة.
4. إعداد الوثائق وإدارتها
صياغة ومراجعة وتنسيق المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى، وضمان الدقة والسرية.
صيانة وتنظيم الملفات، سواء الإلكترونية أو الورقية، وضمان سهولة الوصول إليها والتوثيق المناسب للرجوع إليها في المستقبل.
5. تنسيق الاجتماعات والمحاضر
ترتيب الاجتماعات التنفيذية والمؤتمرات والمناسبات، والتعامل مع الأمور اللوجستية مثل إعداد الغرف، والطعام، والمعدات.
تدوين محاضر الاجتماعات، وتسجيل المناقشات الرئيسية وبنود العمل، ومتابعة القرارات لضمان التنفيذ.
6. إدارة الاتصالات
فحص المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني والاتصالات الأخرى، وتوجيهها إلى الشخص أو القسم المناسب عند الضرورة.
الرد على الاستفسارات وتمثيل المدير التنفيذي بطريقة احترافية أمام أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
7. تنسيق المشاريع والمهام
مساعدة المديرين التنفيذيين في إدارة المهام وتحديد أولوياتها، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية وإكمال إجراءات المتابعة.
دعم المشاريع من خلال تنسيق أنشطة الفريق، وتتبع التقدم، وإعداد التقارير عن المعالم الرئيسية.
8. السرية والتقدير
التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى درجات التقدير، والحفاظ على الثقة والنزاهة.
التأكد من احترام سياسات الشركة والمتطلبات القانونية والحساسيات الثقافية في جميع الأوقات.
9. إدارة المكتب والموارد
الإشراف على موارد المكتب وطلب الإمدادات والتأكد من توفر المعدات اللازمة وصيانتها لتلبية احتياجات المدير التنفيذي.
التنسيق مع الموظفين الإداريين وموظفي الدعم لضمان كفاءة بيئة عمل المدير التنفيذي وتنظيمها بشكل جيد.
10. إعداد التقارير والتحليلات التنفيذية
المساعدة في تجميع البيانات وإعداد التقارير وإجراء البحوث حول الموضوعات ذات الصلة بعمل المدير التنفيذي.
توفير تحديثات منتظمة حول حالة المشروع وإكمال المهام والمعلومات الرئيسية لمساعدة المدير التنفيذي على اتخاذ قرارات مستنيرة.
11. بناء العلاقات
الحفاظ على علاقات إيجابية مع العملاء والشركاء وأصحاب المصلحة الرئيسيين، والعمل كممثل لمكتب المدير التنفيذي.
التنسيق مع سكرتيرات المديرين التنفيذيين الآخرين لضمان التعاون السلس بين الإدارات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الخلفية التعليمية
درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
الشهادات ذات الصلة في إدارة المكاتب أو المساعدة التنفيذية أو الدراسات السكرتارية هي ميزة إضافية.
2. الخبرة
خبرة لا تقل عن 3-5 سنوات في وظيفة مساعد تنفيذي أو سكرتارية، ويفضل أن تكون في بيئة مؤسسية أو حكومية في المملكة العربية السعودية.
خبرة العمل مع كبار المسؤولين التنفيذيين، وإظهار القدرة على التعامل مع المواقف عالية الضغط والجداول الزمنية المعقدة.
3. المهارات الأساسية
المهارات التنظيمية: الكفاءة في إدارة الأولويات المتعددة وتنظيم الجداول الزمنية التنفيذية والحفاظ على جميع المهام متوافقة مع احتياجات المدير التنفيذي.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغتين العربية والإنجليزية، مع القدرة على نقل المعلومات بوضوح واحترافية.
إدارة الوقت: مهارات قوية في إدارة الوقت لتلبية المواعيد النهائية وإدارة المهام بكفاءة ودعم إنتاجية المدير التنفيذي.
الكفاءة الفنية: القدرة على استخدام برامج المكتب (Microsoft Office وGoogle Workspace)، مع الكفاءة في إدارة التقويم وأنظمة حجز السفر وأدوات تحليل البيانات الأساسية.
الاهتمام بالتفاصيل: اتباع نهج دقيق في إعداد التقارير والوثائق والعروض التقديمية لضمان الدقة والجودة المهنية.
4. السمات الشخصية
المظهر المهني: تقديم صورة مهنية مهندمة تتماشى مع مستوى المدير التنفيذي ومعايير المنظمة.

السرية والنزاهة: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم، والحفاظ على المعايير الأخلاقية العالية والسرية.

القدرة على التكيف والاستباقية: المرونة في التعامل مع الأولويات المتغيرة وتوقع احتياجات المدير التنفيذي بشكل استباقي.

الوعي الثقافي: فهم واحترام المعايير والقيم الثقافية السعودية، وضمان توافق التفاعلات مع العادات والآداب المحلية.

المهارات الشخصية: قدرات شخصية قوية لبناء علاقات إيجابية مع الزملاء والعملاء وأصحاب المصلحة الرئيسيين.
5. المهارات اللغوية
إتقان اللغة العربية (إتقان اللغة الأم) واللغة الإنجليزية (إتقان العمل المهني).

يمكن أن تكون المهارات اللغوية الإضافية مفيدة، خاصة إذا كانت المنظمة تتفاعل مع شركاء دوليين.