مشرف المشتريات

الأدوار والمسؤوليات

1. إدارة المشتريات:

الإشراف على عملية الشراء وإدارتها، بما في ذلك طلبات الشراء والأوامر ومستويات المخزون.

ضمان الامتثال لسياسات المشتريات والإجراءات واللوائح.

2. إدارة علاقات الموردين:

تطوير والحفاظ على العلاقات مع الموردين والبائعين لضمان جودة الخدمة والشراء الفعّال من حيث التكلفة.

إجراء تقييمات ومراجعات الموردين لتقييم الأداء والجودة والموثوقية.

3. التفاوض:
التفاوض على العقود والأسعار مع الموردين لتأمين شروط مواتية للمنظمة.
مراجعة أوامر الشراء والعقود والموافقة عليها قبل الانتهاء منها.

4. مراقبة المخزون:
مراقبة مستويات المخزون لضمان مخزون كافٍ مع تقليل المخزون الزائد أو القديم.

التعاون مع فرق إدارة المخزون للتنبؤ باحتياجات الشراء بناءً على الطلب.

5. إدارة الميزانية:
المساعدة في تطوير وإدارة ميزانية الشراء لضمان فعالية التكلفة والكفاءة.
تحليل أنماط الإنفاق وتحديد فرص توفير التكاليف.

6. تحليل البيانات وإعداد التقارير:
تحليل بيانات الشراء والاتجاهات لاتخاذ قرارات مستنيرة وتحسين عمليات الشراء.
إعداد وتقديم التقارير عن أنشطة الشراء وأداء الموردين والالتزام بالميزانية.
7. قيادة الفريق:

الإشراف على موظفي المشتريات وتوجيههم، وتقديم التوجيه والدعم لتحسين أدائهم.

إجراء التدريب للموظفين الجدد حول عمليات الشراء وأفضل الممارسات.
8. تطوير السياسات:
المساهمة في تطوير وتنفيذ سياسات وإجراءات الشراء لتعزيز الكفاءة التشغيلية.

ضمان الالتزام بممارسات ومعايير الشراء الأخلاقية.
9. التعاون بين الوظائف:
التعاون مع الإدارات الأخرى، مثل المالية والإنتاج والخدمات اللوجستية، لمواءمة استراتيجيات الشراء مع أهداف المنظمة.

التواصل مع أصحاب المصلحة لفهم احتياجاتهم ومتطلباتهم للسلع والخدمات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التعليم:
الدرجة: درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة سلسلة التوريد أو الخدمات اللوجستية أو مجال ذي صلة.
الشهادات: الشهادات المهنية مثل Certified Purchasing Professional (CPP) أو Certified Supply Chain Professional (CSCP) هي المفضلة.
2. الخبرة المهنية:
الخبرة: 3-5 سنوات من الخبرة في الشراء أو المشتريات، مع ما لا يقل عن 1-2 سنة في دور إشرافي أو إداري.
معرفة الصناعة: الإلمام بالصناعة التي تعمل فيها المنظمة، وفهم متطلبات الشراء المحددة واتجاهات السوق.
3. الكفاءات الأساسية:
مهارات المشتريات: فهم قوي لعمليات المشتريات والتفاوض على العقود وإدارة الموردين.
المهارات التحليلية: القدرة على تحليل بيانات الشراء واتجاهات السوق وأداء الموردين لاتخاذ قرارات مستنيرة.
4. مهارات التفاوض:
مفاوض قوي: قدرة مثبتة على التفاوض على الشروط والأسعار المواتية مع الموردين لضمان فعالية التكلفة والجودة.
حل النزاعات: ماهر في حل النزاعات والصراعات مع الموردين بطريقة احترافية.
5. مهارات القيادة:

إدارة الفريق: الخبرة في قيادة وتوجيه الفريق، مع القدرة على تعزيز بيئة عمل تعاونية ومنتجة.

المهارات التحفيزية: القدرة على إلهام وتحفيز الموظفين لتحقيق أهداف القسم وتحسين الأداء.

6. مهارات الاتصال:

المتواصل الفعّال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة للتفاعل مع الموردين وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة الآخرين.

مهارات العرض: القدرة على تقديم استراتيجيات الشراء والتقارير إلى الإدارة العليا بشكل فعال.

7. الفطنة المالية:

إدارة الميزانية: إتقان تطوير الميزانية وإدارتها، مع القدرة على تتبع الإنفاق والإبلاغ عنه.

تحليل التكاليف: مهارات قوية في تحليل التكاليف وتحديد فرص الادخار.

8. كفاءة التكنولوجيا:

مهارات البرمجيات: الإلمام ببرامج إدارة المشتريات والمخزون (مثل أنظمة تخطيط موارد المؤسسات) والكفاءة في مجموعة برامج Microsoft Office.

إدارة البيانات: القدرة على الاستفادة من التكنولوجيا لتحليل البيانات وإعداد التقارير.
9. الاهتمام بالتفاصيل:

الدقة: الاهتمام الشديد بالتفاصيل لضمان الدقة في أوامر الشراء والعقود ووثائق الموردين.
التركيز على العملية: القدرة على اتباع الإجراءات المعمول بها مع السعي إلى التحسين المستمر.