مدير مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم الإداري:

توفير الدعم الإداري رفيع المستوى للمدير العام، وإدارة التقويمات، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر.

إعداد وتنظيم الوثائق والتقارير والعروض التقديمية للاجتماعات وعمليات صنع القرار.

2. إدارة الاتصالات:

العمل كنقطة اتصال أساسية بين المدير العام وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين، بما في ذلك العملاء والموردين وأعضاء الفريق.

إدارة الاتصالات الواردة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية، وضمان الاستجابات في الوقت المناسب والمتابعات المناسبة.

3. تنسيق الاجتماعات:

تنظيم وتنسيق الاجتماعات، بما في ذلك إعداد الأجندات، وتدوين المحاضر، وتوزيع عناصر العمل على المشاركين.

التأكد من توفر جميع المواد والموارد اللازمة لتسهيل الاجتماعات بشكل فعال.

4. إدارة المشاريع:

المساعدة في إدارة المشاريع الخاصة أو المبادرات التي يقودها المدير العام، بما في ذلك تتبع التقدم والمواعيد النهائية والمنتجات النهائية.

التعاون مع الإدارات المختلفة لضمان التوافق والدعم لأهداف المشروع.
5. السرية والتكتم:

التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية في جميع الأمور المتعلقة بالمدير العام والمنظمة.

ممارسة التقدير والحكم السليم في التعامل مع الاتصالات السرية.

6. إعداد التقارير والتحليل:

إعداد التقارير والعروض وتحليل البيانات للمدير العام، وتلخيص المعلومات والرؤى الرئيسية.

مراقبة مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI) والمساعدة في تحليل الاتجاهات لدعم اتخاذ القرارات الاستراتيجية.

7. إدارة العلاقات:

تعزيز العلاقات الإيجابية مع أصحاب المصلحة والعملاء والموظفين لتسهيل التواصل والتعاون الفعال.

تمثيل المدير العام في الاجتماعات أو الفعاليات حسب الحاجة.

8. إدارة المكتب:

الإشراف على الوظائف الإدارية للمكتب، وضمان العمليات الفعّالة وبيئة العمل المهنية.

إدارة اللوازم والموارد المكتبية، والتنسيق مع البائعين ومقدمي الخدمات حسب الحاجة.

9. تخطيط الأحداث:

المساعدة في التخطيط وتنسيق الأحداث والاجتماعات والمؤتمرات المؤسسية التي يستضيفها المدير العام.

ضمان اتخاذ الترتيبات اللوجستية لتنفيذ الحدث بنجاح.
10. التحسين المستمر:

تحديد الفرص المتاحة لتحسين العمليات داخل الوظائف الإدارية وتنفيذ أفضل الممارسات.

البقاء على اطلاع دائم على اتجاهات الصناعة وتطوراتها لتعزيز كفاءة خدمات الدعم التنفيذي.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التعليم:
الخلفية التعليمية: يفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو مجال ذي صلة.
الشهادات المهنية: يمكن أن تكون الشهادات في إدارة المشاريع أو الإدارة أو الدعم التنفيذي ميزة.
2. الخبرة:
خبرة العمل: 3-5 سنوات من الخبرة في دور مساعد تنفيذي أو منصب مماثل، ويفضل أن يكون ذلك في بيئة مؤسسية.

الخبرة في دعم الإدارة العليا، وخاصة في بيئة سريعة الخطى أو متعددة الثقافات، مرغوبة للغاية.
3. الكفاءات الرئيسية:
أ. المهارات التنظيمية:
القدرة القوية على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والوفاء بالمواعيد النهائية في بيئة ديناميكية.
مهارات إدارة الوقت الممتازة لضمان الجدولة الفعالة وإكمال المهام.
ب. مهارات الاتصال:
مهارات اتصال شفهية وكتابية استثنائية باللغتين العربية والإنجليزية.
القدرة على نقل المعلومات بوضوح واحترافية إلى جماهير متنوعة.
ج. المهارات الشخصية:
مهارات شخصية قوية لبناء والحفاظ على العلاقات مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين.
القدرة على تمثيل المدير العام مهنيًا ودبلوماسيًا.
4. المهارات الفنية:

إتقان حزمة برامج Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) وتطبيقات البرامج الأخرى ذات الصلة.

الإلمام بأدوات إدارة المشاريع وأنظمة إدارة المكاتب.

5. التقدير والسرية:

القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة بتقدير والحفاظ على السرية في جميع جوانب العمل.
الحكم السليم في عمليات صنع القرار والتفاعلات مع الآخرين.

6. القدرة على حل المشكلات:
مهارات تحليلية وحل مشكلات قوية لمعالجة التحديات بشكل فعال ومستقل.

القدرة على التفكير النقدي وتقديم الحلول لتحسين العمليات وسير العمل.

7. الاهتمام بالتفاصيل:
مستوى عالٍ من الدقة والاهتمام بالتفاصيل في إعداد المستندات وتحليل البيانات وتنسيق الاجتماعات.

القدرة على تحديد التناقضات أو الأخطاء واتخاذ الإجراءات التصحيحية حسب الضرورة.