سكرتير تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم التنفيذي:

العمل كيد يمنى للتنفيذيين، والمساعدة في الأنشطة اليومية.
إدارة جدول أعمال التنفيذي، بما في ذلك تنظيم الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
فحص وإعطاء الأولوية لرسائل البريد الإلكتروني الواردة والمكالمات الهاتفية والمراسلات.
صياغة ومراجعة والرد على المراسلات على مستوى التنفيذي نيابة عن التنفيذي.
2. التقويم وإدارة الاجتماعات:

تنسيق تقويم التنفيذي، وضمان إدارة الوقت بشكل فعال وتجنب تضارب المواعيد.
تنظيم وإعداد أجندات الاجتماعات والمحاضر وإجراءات المتابعة.
جدولة وإدارة الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك التعامل مع الخدمات اللوجستية وضمان استعداد الحاضرين بشكل جيد.
3. ترتيبات السفر والإقامة:

تنظيم وتنسيق خطط السفر التنفيذية، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل والتأشيرات (إذا لزم الأمر).
إعداد برامج سفر مفصلة والتأكد من أن جميع خطط السفر تتوافق مع جدول أعمال التنفيذي.
4. إدارة المكتب:

إدارة المهام المكتبية، مثل صيانة أنظمة الملفات، سواء كانت إلكترونية أو مادية.

التعامل مع المستندات السرية، وضمان حفظها وإدارتها بشكل آمن.

إدارة وتنظيم الأحداث أو الوظائف المؤسسية التي قد يحضرها المدير التنفيذي أو يشرف عليها.

5. إعداد المستندات:

صياغة وتحرير ومراجعة التقارير والعروض التقديمية والمستندات للمدير التنفيذي.

إعداد وتنظيم الملخصات التنفيذية للاجتماعات وغيرها من الأغراض.

إدارة العقود والاتفاقيات والمستندات القانونية الأخرى، وضمان التوقيعات والمتابعات في الوقت المناسب.

6. إدارة الاتصالات:

العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي والفرق الداخلية والأقسام وأصحاب المصلحة الخارجيين.

نقل التعليمات أو السياسات أو القرارات التنفيذية إلى الأفراد أو الفرق المناسبة.

تنسيق تدفق الاتصالات بين المدير التنفيذي وأعضاء مجلس الإدارة أو العملاء أو الشركاء الخارجيين.

7. السرية والتقدير:

الحفاظ على مستوى عالٍ من السرية والتقدير عند التعامل مع المعلومات الحساسة.
حماية خصوصية المدير التنفيذي وضمان التعامل مع الأمور الحساسة بعناية مناسبة.
8. تنسيق الأحداث والمشاريع:

المساعدة في التخطيط وتنفيذ الأحداث المؤسسية، أو اجتماعات مجلس الإدارة، أو المشاريع الخاصة.
إدارة الجداول الزمنية للمشروع والمنتجات النهائية للمبادرات التي يشرف عليها المدير التنفيذي.
9. البحث وإعداد التقارير:

إجراء البحوث نيابة عن المدير التنفيذي وإعداد التقارير التفصيلية والملخصات والعروض التقديمية.
البقاء على اطلاع دائم على اتجاهات الصناعة والمعلومات التجارية ذات الصلة التي قد تؤثر على عمل المدير التنفيذي.
10. الإدارة المالية والنفقات:

إدارة تقارير نفقات المدير التنفيذي، ومعالجة الإيصالات، ومعالجة مطالبات النفقات.
مراقبة الميزانيات للسفر، واللوازم المكتبية، وغيرها من النفقات المتعلقة بالقسم.
المساعدة في إعداد الفواتير والمدفوعات، إذا لزم الأمر.
اعتبارات إضافية للمملكة العربية السعودية:

المتطلبات الثقافية واللغوية:

إتقان اللغتين العربية والإنجليزية أمر ضروري لإدارة الاتصالات والتفاعلات التجارية في المملكة العربية السعودية.
فهم قوي لآداب العمل السعودية، والحساسيات الثقافية، والأطر القانونية.
المعرفة بالأنظمة السعودية:

المعرفة بقوانين العمل السعودية، وبروتوكولات العمل، والإجراءات الحكومية.

التواصل وبناء العلاقات:

إن العلاقات القوية مع قادة الأعمال المحليين وفهم بيئة الأعمال السعودية أمران قيمان.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التعليم:

درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة (يفضل).

قد تكون شهادة الثانوية العامة مع خبرة كبيرة في دور مماثل مقبولة لبعض المناصب.

تعد الشهادات أو الدورات التدريبية في مجال السكرتارية في إدارة المكاتب أو الإدارة أو المساعدة التنفيذية ميزة إضافية.

2. الخبرة:

خبرة لا تقل عن 5 سنوات كسكرتيرة تنفيذية أو مساعدة إدارية أو في دور إداري رفيع المستوى مماثل.

تفضل الخبرة السابقة في العمل مباشرة مع كبار المديرين التنفيذيين أو الإدارة العليا.

تعد الخبرة في المنظمات متعددة الجنسيات أو الكبيرة داخل المملكة العربية السعودية ميزة إضافية.

سجل حافل في إدارة جداول المديرين التنفيذيين والاجتماعات وترتيبات السفر.

3. المهارات اللغوية:

الطلاقة في اللغة العربية (كتابة وتحدثًا) ضرورية.

إتقان اللغة الإنجليزية (المستوى المتقدم) للتعامل مع المراسلات والوثائق والاجتماعات الدولية.

يمكن أن تكون اللغات الإضافية (مثل الفرنسية) مفيدة، خاصة في الشركات متعددة الجنسيات.
4. المهارات والكفاءات الأساسية:

مهارات إدارية متقدمة: إتقان إدارة المهام المكتبية، مثل المراسلات، والجدولة، وإدارة الملفات، وإعداد المستندات.

إدارة الوقت والتنظيم: القدرة على تحديد الأولويات وإدارة المهام المتعددة مع الحفاظ على درجة عالية من الدقة والاهتمام بالتفاصيل.

إدارة التقويم: مهارات قوية في جدولة وتنظيم الاجتماعات وتنسيق التقويمات التنفيذية المعقدة.

تنسيق السفر: الخبرة في تنظيم خطط السفر التنفيذية، بما في ذلك التأشيرات، ومسارات السفر، وترتيبات الإقامة.

مهارات الاتصال والتواصل الشخصي: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة، والقدرة على التفاعل بشكل فعال مع كبار المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.

التكتم والسرية: القدرة المثبتة على التعامل مع المعلومات الحساسة بتكتم والحفاظ على السرية في جميع جوانب الدور.

حل المشكلات والتفكير النقدي: مهارات تحليلية واتخاذ قرارات قوية للتعامل مع القضايا غير المتوقعة أو الطلبات التنفيذية.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في إدارة المستندات والعقود والتقارير والاتصالات التنفيذية.
- متمكن من التكنولوجيا: يجيد استخدام برامج المكتب، بما في ذلك مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook)، ومطلع على منصات الاتصال الرقمية (Zoom وTeams).

إدارة الفعاليات: خبرة في تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات والفعاليات التنفيذية للشركات.

5. السمات الشخصية:

المظهر والسلوك المهني: مهذب ومهني ومهذب في جميع الأوقات.

مرن وقابل للتكيف: قادر على التعامل مع الأولويات المتغيرة والطلبات في اللحظة الأخيرة وبيئة العمل السريعة.

استباقي وذكي: يأخذ زمام المبادرة ويتوقع احتياجات المديرين التنفيذيين ويجد حلولاً للتحديات قبل ظهورها.

لاعب فريق: يتعاون جيدًا مع الإدارات الأخرى ويساعد الزملاء عند الحاجة.

الوعي الثقافي: فهم عميق لآداب العمل السعودية والمعايير والتوقعات.

دبلوماسي: ماهر في التعامل مع المواقف الصعبة أو الحساسة بلباقة واحترافية