موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

المسؤول عن الترحيب بالضيوف والعمل كنقطة اتصال أولى لهم. يقومون بتسجيل المشكلات أو الطلبات وتمريرها إلى العضو المناسب من الموظفين، وتقديم المعلومات والمشورة للضيوف والعمل كسفراء للفندق.
الترحيب بالضيوف والتحقق من تفاصيلهم مقابل حجوزاتهم
تخصيص غرف للضيوف وتوفير المفاتيح
الرد على هواتف العملاء والضيوف المحتملين، وتلقي الرسائل وتسليمها
إكمال المهام الإدارية مثل التسجيل والتصوير
الرد على طلبات المساعدة والمعلومات
توفير خدمات الكونسيرج، مثل حجز تذاكر المسرح. ترتيب السفر وتقديم معلومات حول وسائل الراحة والمعالم السياحية المحلية
إعداد فواتير الغرف وضمان الدفع الفوري
تسجيل خروج الضيوف وتلقي المدفوعات وإعادة الودائع
1. إدارة مكتب الاستقبال:

الترحيب بالضيوف والترحيب بهم بطريقة ودية ومهنية.
إدارة منطقة مكتب الاستقبال للتأكد من نظافتها وتنظيمها وترحيبها.
2. الهاتف والاتصالات:

الرد على المكالمات الهاتفية على الفور، وتوجيه الاستفسارات إلى الأقسام المناسبة.
تلقي الرسائل ونقلها بدقة وكفاءة.
3. تسجيل الدخول والخروج:

مساعدة الضيوف في إجراءات تسجيل الدخول والخروج، وضمان عملية سلسة وفعالة.
التحقق من معلومات الضيوف، ومعالجة المدفوعات، وإصدار مفاتيح الغرف.
4. مساعدة الضيوف:

توفير معلومات حول المنشأة والخدمات والمعالم السياحية المحلية والاتجاهات.
الرد على استفسارات الضيوف ومخاوفهم وطلباتهم بسرعة وبأدب.
5. المهام الإدارية:

الحفاظ على سجلات دقيقة، بما في ذلك معلومات الضيوف والحجوزات.
المساعدة في جدولة المواعيد والاجتماعات والأحداث حسب الحاجة.
6. التنسيق:

التعاون مع الأقسام الأخرى لضمان تلبية احتياجات الضيوف.
التعامل مع الطلبات والترتيبات الخاصة للضيوف (على سبيل المثال، النقل والحجوزات).
7. الأمن والسلامة:

مراقبة وصول الضيوف والحفاظ على بروتوكولات الأمن.
الإبلاغ عن أي أنشطة أو حوادث مشبوهة إلى الإدارة.
8. الدفع والفواتير:

معالجة المدفوعات وإدارة التعامل مع النقد بدقة.
إعداد وتقديم الفواتير أو كشوف الحسابات حسب الحاجة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خدمة العملاء:

مهارات التعامل الشخصي الممتازة والقدرة على جعل الضيوف يشعرون بالترحيب والعناية الجيدة

التعامل مع الشكاوى:

معالجة شكاوى الضيوف بكفاءة وفعالية لضمان رضا العملاء بشكل عام

الاهتمام بالتفاصيل:

ضمان الدقة في الحجوزات، عند تلقي الرسائل والتعامل مع المعلومات الشخصية للضيوف

المهارات التنظيمية:

القدرة على أداء مهام متعددة والموازنة بين الأولويات المتنافسة طوال فترة العمل

مهارات الكمبيوتر:

القدرة على استخدام أنظمة حجز الفنادق مثل خط الضيوف وأنظمة GDS وPMS

معرفة صناعة الفنادق:

فهم كيفية عمل الفندق على أساس يومي، بما في ذلك تفاعلات الضيوف والوظائف الأخرى مثل التدبير المنزلي وخدمة الغرف

مساعدة الزملاء والإدارة حسب الحاجة لضمان العمليات السلسة.

المشاركة في اجتماعات الفريق وجلسات التدريب.

التحسين المستمر:

البقاء على اطلاع دائم بخدمات المرافق والأحداث المحلية لتزويد الضيوف بالمعلومات الحالية.

المساهمة في بيئة عمل إيجابية وتعزيز معايير الخدمة الممتازة.