موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

التأكد من تأكيد جميع مواعيد العيادات المخصصة، وملء الفراغات، والتحقق من الإجراءات السريرية المطلوبة. تدقيق عملية التحضير السريري للعيادات المخصصة.
تسجيل المرضى فور ظهورهم في مكتب الاستقبال بالعيادة وأداء مهام الصرافة ومطالبات التأمين وفقًا لسياسات وإجراءات DDI.
التحقيق في المرضى الذين لم يحضروا على أساس يومي وإعداد تقرير عدم الحضور للعيادات المخصصة.
إعداد ملفات المرضى للمرضى الجدد، وتجميع السجلات في ترتيب قياسي.
إرسال استبيان رضا للمرضى وفقًا للعيادة وفقًا لتعليمات المشرف
التأكد من توفر جميع ملفات المرضى ذات الصلة للمواعيد في العيادات، والحصول على توقيع الممرضة التي تستقبل الملفات.
تجميع البيانات الإحصائية لكل عيادة يوميًا وشهريًا وسنويًا لإظهار عدد المرضى الجدد ومرضى المتابعة والمرضى الذين لم يحضروا وقوائم الانتظار للإحالات الجديدة وعيادات المتابعة.
تطبيق نظام الحجز "دليل الخروج" و"نموذج الطلب الطبي" عند استلام سجلات المرضى من أو عند إعادتها إلى غرفة حفظ السجلات الطبية أو عند استلام مجلدات المرضى من العيادات الأخرى.
إعداد قوائم المواعيد السريرية وطلبات معلومات المرضى الأخرى، حسب متطلبات موظفي DDI السريريين
إعداد النماذج الطبية السريرية، عن طريق إضافة معلومات المريض، قبل موعد المريض.
استلام مجلدات المرضى من الممرضات السريريات، والتأكد من مسح السجلات الجديدة وإدخالها بالترتيب القياسي وختمها وتوقيعها بشكل صحيح.
إعادة سجلات المرضى إلى غرفة حفظ السجلات الطبية، وحفظ مجلدات المرضى وفقًا لنظام حفظ السجلات الطبية.
توفير معلومات عامة للمتقدمين المعتمدين.
الحفاظ على السرية والأمان والتحكم في الوصول إلى السجلات.
التعامل مع استفسارات الزوار/المرضى إما عبر الهاتف أو وجهاً لوجه.
توجيه المرضى والزوار إلى المناطق/العيادات ذات الصلة.
إدارة وصول المرضى إلى العيادات المطلوبة.
تغطية العيادات المخصصة لموظف الاستقبال السريري الآخر في وقت الإجازة أو الغياب.
الاتصال بالمشاركين في البحث حسب التوجيهات.
استقبال ومتابعة جميع طلبات المرضى من خلال تقرير مراجعة أسبوعي يتضمن الرد المتأخر والتأكد من الرد على جميع طلبات المرضى في غضون أسبوعين.
العمل كموظف استقبال في DDI في وقت الإجازة أو أثناء وقت الاستراحة أو الغياب.
الرد على جميع المكالمات الواردة إلى المشغل وتوجيهها إلى المسار الصحيح.
التعرف على جميع أنشطة/أحداث DDI للحصول على إجابة للجمهور/المرضى إذا سألوا.
فتح ملفات المرضى وإكمال عملية التسجيل (بطاقات المرضى الشخصية، وبطاقات الفهرس، وبيانات المريض الشخصية) من خلال تطبيق برنامج المواعيد/السجلات الطبية للمعهد.
التأكد من اكتمال وتحديث جميع ملفات المرضى الذين لديهم مواعيد مستقبلية (بطاقة الهوية الممسوحة ضوئيًا، وبطاقة PACI، وبطاقة الوجه والموافقة والبطاقة المدنية).
مسح وتدقيق وفرز الملفات اليدوية وغرفة التعبئة.
التأكد من تدقيق ومسح جميع مطالبات التأمين للمرضى قبل تقديمها إلى كاتب التأمين على أساس يومي.
التأكد من تدقيق ومسح جميع معاملات التأمين قبل إعداد تقرير التقديم الأسبوعي إلى قسم المالية. أيضًا، لعملية إعادة التقديم في حالة الحاجة إليها.
أداء واجبات أخرى ذات صلة يتم تعيينها من قبل مشرف الإدارة السريرية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتعامل مع المرضى ومقدمي الرعاية الصحية والموظفين.

التركيز على خدمة العملاء: التركيز على تقديم خدمة ممتازة للمرضى، وضمان بيئة ترحيبية وداعمة.

المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة بكفاءة، مثل جدولة المواعيد والتعامل مع الاستفسارات.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في التعامل مع سجلات المرضى ومعلومات التأمين وجدولة المواعيد.

إتقان الكمبيوتر: الإلمام بأنظمة السجلات الصحية الإلكترونية وبرامج جدولة المواعيد وتطبيقات المكتب العامة.

المهارات الشخصية: القدرة على بناء علاقة طيبة مع المرضى والتعامل مع المواقف الحساسة بتعاطف واحترافية.

حل المشكلات: المهارات في معالجة مخاوف المرضى وحل المشكلات التي قد تنشأ أثناء زيارتهم.

القيام بمهام متعددة: القدرة على التوفيق بين المسؤوليات المختلفة، من الرد على الهواتف إلى إدارة تسجيلات دخول المرضى.

إدارة الوقت: مهارات قوية في إدارة الوقت لتحديد أولويات المهام بشكل فعال والحفاظ على تدفق سلس لعمليات العيادة.

معرفة لوائح الرعاية الصحية: فهم سرية المرضى، ولوائح قانون التأمين الصحي المحمول والمساءلة (HIPAA)، وقوانين الرعاية الصحية الأخرى ذات الصلة.