مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

يقدم الدعم الإداري للمدير العام. ويضمن تنفيذ سياسات ومعايير وإجراءات الفندق كما تنطبق على الوظائف الإدارية.
يصنف ويحفظ ويحافظ على جميع الأمور الخاصة والسرية المتعلقة بالمكتب التنفيذي
ينشئ نظامًا منظمًا وفعالًا لحفظ الملفات، سواء للنسخ الورقية أو جميع البيانات الإلكترونية، مما يتيح الاسترجاع السريع؛ ويضمن تحديث جميع الملفات في جميع الأوقات.
يعد المواد ذات الصلة بجميع الاجتماعات التي يحضرها المدير العام. اجتماع العمليات اليومي، واجتماعات اللجنة التنفيذية، واجتماعات الأقسام وأي اجتماعات أخرى.
يعد ويوزع محاضر الاجتماعات.
يرد على المكالمات الهاتفية بلطف ويقدم المعلومات للمتصلين. يوجه المكالمات إلى المسؤول المناسب ويوجه المكالمات الصادرة.
ينسخ المراسلات أو غيرها من المطبوعات.
يعد البريد الصادر.
يطبع ويسجل الإملاء والمحاضر ويضع مسودات الرسائل ويحفظ المراسلات ويضعها.
يراقب ويحافظ على المظهر اللائق لمنطقة المكتب.
يتولى التعامل مع البريد الصادر عن طريق البريد السريع.

يحدد ويؤكد المواعيد للمدير العام.

يقدم المساعدة والدعم للعملاء الداخليين في الأقسام الأخرى حسب الاقتضاء.

يتولى التعامل مع جميع شكاوى واستفسارات الضيوف والعملاء الداخليين بطريقة مهذبة وفعالة، ويتابع الأمر للتأكد من حل المشكلات بشكل مرضٍ.

يحافظ على التفاعل الإيجابي مع الضيوف والزملاء من خلال علاقات عمل جيدة.

يرحب بالزوار ويتأكد من طبيعة العمل ويوجه الزوار بشكل مناسب.

يحضر ويساهم في جميع جلسات التدريب والاجتماعات حسب الحاجة.

يمارس السلوك المسؤول في جميع الأوقات ويمثل فريق الفندق بشكل إيجابي.

يحافظ على علاقة قوية ومهنية مع الممثلين المعنيين من الفنادق المنافسة والشركاء التجاريين والمنظمات الأخرى.

يضمن معايير عالية للعرض الشخصي والمظهر.

يقوم بأي واجبات ومسؤوليات أخرى معقولة حسب التكليف.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الحد الأدنى 3 سنوات من الخبرة والحد الأدنى سنة واحدة في دور مماثل.

خبرة في الاختزال، MS Office.

المواطنون المصريون فقط.

إتقان اللغة الإنجليزية

المهارات التنظيمية: قدرة استثنائية على إدارة مهام متعددة، وتحديد الأولويات بشكل فعال، والحفاظ على سير عمل منظم.

مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية قوية للتفاعل مع المديرين التنفيذيين والعملاء وأعضاء الفريق.

الكفاءة الفنية: إجادة برامج المكتب (على سبيل المثال، Microsoft Office Suite، Google Workspace) والتعرف على أدوات إدارة المشاريع.

الصفات الشخصية:

التكتم والسرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة باحترافية ونزاهة.

الموقف الاستباقي: توقع الاحتياجات واتخاذ المبادرة لحل المشكلات قبل ظهورها.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في ضمان الدقة في المستندات والجدولة والاتصالات.

المتطلبات الإضافية:

إدارة الوقت: القدرة على إدارة التقويمات وجدولة المواعيد وتنسيق الاجتماعات بكفاءة.
المهارات الشخصية: القدرة القوية على بناء علاقات مع الأفراد المختلفين والعمل بشكل تعاوني ضمن فريق.

المسؤوليات:

إدارة التقويمات التنفيذية، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق ترتيبات السفر.

إعداد وتحرير المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.

العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.

التعامل مع المهام الإدارية مثل التسجيل وإدخال البيانات وحفظ السجلات.

المساعدة في إدارة المشاريع ودعم المبادرات الاستراتيجية حسب الحاجة.