مدير الحجوزات

الأدوار والمسؤوليات

الإشراف على وضمان التشغيل السلس والفعال اليومي لعملية الحجز، والتأكد من حصول كل من يتصل بقسم الحجز على مستوى مثالي من الخدمات والرعاية في جميع الأوقات.
التأكد من سلاسة عملية حجز المطاعم

التأكد من دقة وحداثة معلومات الأسعار في نظام إدارة الممتلكات في جميع الأوقات.
مراجعة وتحديث تقويم توفر الغرف في نظام إدارة الممتلكات ونظام حجز المطاعم.
إجراء عمليات فحص عشوائية منتظمة داخل القسم للتأكد من الالتزام بالمعايير الموضحة في الإجراءات التشغيلية القياسية.
التحقق من تحديث الإجراءات التشغيلية القياسية بشكل منتظم، وإجراء التغييرات عند الضرورة وإبقاء النسخ المطبوعة المحدثة متاحة لجميع أعضاء الفريق.
التحكم في توافر الأسعار والحفاظ عليها لنظام التوزيع العالمي.
إعداد وصيانة تقويم العائد وتوزيعه على الإدارات ذات الصلة داخل الفندق.
مراقبة المكالمات الهاتفية الزائدة لمكتب الحجز، وحركة الهاتف الواردة واتجاه العمل، وإعداد جدول عمل لموظفي الحجز لضمان التغطية المثلى للحجوزات في جميع الأوقات.
التأكد من تسجيل ساعات عمل الموظفين بدقة ووفقًا لسياسات وإجراءات الفندق.
لضمان الالتزام بمعايير LQA وForbes في جميع الأوقات.

لإجراء تقييمات منتظمة لجميع موظفي الحجوزات باستخدام التنسيقات المناسبة.
لترتيب وتنسيق وترؤس جلسات الإيجاز الأسبوعية للأقسام والاجتماعات الشهرية كلما أمكن ذلك.
لإجراء التدريب المتبادل والإشراف عليه وتسجيله داخل القسم حسب الحاجة، وضمن متطلبات المبادئ التوجيهية للمجموعة.
لإجراء التدريب المتبادل والإشراف عليه وتسجيله لأعضاء الموظفين من أقسام الفندق الأخرى.

إجراء وتوثيق التدريب اليومي والتوجيه لوكلاء الحجوزات ومشرفي الحجوزات بما يلبي الاحتياجات التي تم تحديدها من خلال نتائج مكالمات الاختبار الهاتفية وردود أفعال العملاء وفقًا لتوجيهات مدير الإيرادات.
للمساعدة في توظيف الموظفين لقسم الحجوزات.
للتأكد من إجراء عمليات فحص تقارير الوصول لمدة 7 و3 و1 يوم على أساس يومي والتأكد من إدخال جميع معلومات الضيوف بشكل صحيح.
للتأكد من فحص الحجوزات التي تم إجراؤها قبل يوم واحد على أساس يومي.
تحديث وفحص ملفات تعريف الحسابات بشكل منتظم من أجل الحفاظ على قاعدة بيانات سليمة
التأكد من الرد على جميع طلبات الحجز الواردة عبر الإنترنت أو الفاكس أو الخطابات في غضون 12 ساعة من الاستلام.
تحليل نتائج مكالمات الاختبار الهاتفية بالإضافة إلى مؤشر رضا العملاء، واتخاذ الإجراءات المناسبة، ومتابعة وتسجيل جميع المستندات اللازمة.
مراجعة جميع المراسلات الواردة وتوزيعها على موظفي الحجز لاتخاذ الإجراءات اللازمة.
مساعدة قائد الفريق/وكلاء المبيعات في أداء واجباتهم حسب الحاجة.
التأكد من أن فريق الحجز على علم بجميع الأسعار والعروض الترويجية.
إعداد وتوزيع الحجوزات والتقارير الإحصائية.
إعداد تقرير توقعات إشغال المنافسين كل أسبوعين.
الإشراف على إصدار التأشيرات لضيوف الفندق من قبل موظف التأشيرات بالفندق.
إبلاغ مدير مكتب الاستقبال/مدير قسم الغرف بطلبات الحجز الواردة من ضيوف كبار الشخصيات أو السفارة أو البعثات القنصلية أو الدبلوماسية، أو أي حجوزات وردت مع طلبات غير عادية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

5 سنوات خبرة في الحجوزات
فهم التطبيقات الفنية والإدارية لأنظمة الحجز بما في ذلك Opera وDelphi
معرفة تطبيقات TARS هي ميزة إضافية
الخبرة في حجوزات منافذ الأطعمة والمشروبات هي ميزة إضافية
فهم عملية مبيعات الحجز.
فهم عملية مبيعات المجموعات ومتطلبات مبيعات المجموعات
فهم عملية المبيعات والطلب المؤقت
نهج استراتيجي نحو تعظيم إيرادات الغرف
القدرة على تطوير وتنفيذ خطط فعالة لتعظيم إيرادات الغرف في السوق
القدرة على تطوير وتقديم التدريب لوكلاء الحجز
القدرة على تطوير وتقديم عروض تقديمية فعالة
التأكد من أن جميع استراتيجيات الفنادق تتوافق مع فلسفات العلامة التجارية وأهداف الشركة المستقبلية
إتقان اللغة الإنجليزية واللغة العربية ميزة إضافية
مهارات التعامل الشخصي الممتازة
الخبرة السابقة في الشرق الأوسط ميزة إضافية
الخبرة السابقة في الفنادق/المنتجعات الفاخرة.
القيادة القوية والقدرة على تدريب وتحفيز الفريق.
موقف تفاعلي للغاية وودود مع الناس.
يجب أن يكون متقنًا لـ MS-Office وOpera-PMS
طلاقة ومهارات اتصال على مستوى الأعمال باللغة الإنجليزية.
خبرة في التعامل مع OTA ومنصة التجارة الإلكترونية.
مهارات عرض ممتازة عبر الهاتف ومهارات المبيعات والقدرة على البيع الإضافي هي ميزة إضافية.
شغف بخدمة العملاء.