مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم الإداري
إدارة التقويم: إدارة وصيانة تقويم المدير التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر.
التوثيق: إعداد وتحرير وتوزيع المراسلات والتقارير والعروض التقديمية.
2. إدارة الاتصالات
نقطة الاتصال: العمل كنقطة اتصال أساسية بين المدير التنفيذي وأصحاب المصلحة الداخليين/الخارجيين.
نشر المعلومات: التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والاستفسارات، وتحديد الأولويات والرد عليها حسب الاقتضاء.
3. تنسيق الاجتماعات
إعداد جدول الأعمال: تنظيم وإعداد جداول الأعمال والمواد والملاحظات للاجتماعات.
المحاضر والمتابعة: تدوين المحاضر أثناء الاجتماعات ومتابعة بنود العمل لضمان الإنجاز.
4. إدارة المشاريع
تنسيق المهام: المساعدة في إدارة المشاريع من خلال تتبع المواعيد النهائية والمنتجات النهائية والمعالم.
البحث: إجراء البحوث وتجميع المعلومات لدعم عمليات اتخاذ القرار.
5. ترتيبات السفر
تخطيط السفر: تنظيم مسارات السفر المعقدة، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
إعداد التقارير عن النفقات: إعداد وتقديم تقارير النفقات والفواتير للسداد.
6. إدارة المكتب
إدارة اللوازم: الإشراف على مخزون اللوازم المكتبية، ووضع الطلبات حسب الحاجة.
تنسيق المرافق: التنسيق مع إدارة المرافق للصيانة واحتياجات المكتب.
7. السرية والتكتم
معالجة المعلومات: التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى قدر من التكتم.
الجدارة بالثقة: بناء الثقة مع المدير التنفيذي والفريق من خلال الحفاظ على السرية.
8. إدارة العلاقات
إشراك أصحاب المصلحة: بناء والحفاظ على علاقات إيجابية مع العملاء والبائعين وأصحاب المصلحة الآخرين.
التواصل: تسهيل فرص التواصل للمدير التنفيذي من خلال التخطيط للأحداث والتواصل.
9. إدارة الوقت
تحديد الأولويات: تحديد أولويات المهام بشكل فعال لزيادة إنتاجية المدير التنفيذي.
إدارة المواعيد النهائية: التأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية للمشاريع والمبادرات المختلفة.
10. التحسين المستمر
تحسين العمليات: تحديد الفرص لتحسين العمليات الإدارية وسير العمل.
التطوير المهني: البقاء على اطلاع على أفضل الممارسات في الدعم التنفيذي والإدارة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

▪️ درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.

▪ خبرة لا تقل عن 5 سنوات كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مماثل.

▪ العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين من خلال إدارة تدفق المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.

▪ العمل كنقطة اتصال بين المديرين التنفيذيين والموظفين والعملاء والشركاء الخارجيين الآخرين.

▪ إدارة تدفق المعلومات في الوقت المناسب وبطريقة دقيقة.

▪ إدارة جداول المديرين التنفيذيين وإعداد الاجتماعات.

▪ التخطيط للاجتماعات وتدوين محاضر مفصلة.

▪ فحص المكالمات الهاتفية وتوجيهها وتوزيع المراسلات.

▪ تخطيط المعلومات للاتصالات الداخلية والخارجية - المذكرات ورسائل البريد الإلكتروني والعروض التقديمية والتقارير.

▪ البحث عن مرشحين متاحين محليًا في قطر ومستعدين للانضمام على الفور.