سكرتير

الأدوار والمسؤوليات

خبرة في الدور الإداري والحفاظ على السجلات والإدارة الفعالة.
التأكد من تنظيم الاجتماعات بشكل فعال وتدوين محاضرها.
مهارات ممتازة في الاتصال والكمبيوتر.
الحفاظ على السرية والانضباط الذاتي.
جاهز للانضمام على الفور.
يمكن أن تختلف واجبات السكرتيرة حسب مكان عملها، وفي بعض الأحيان تتجاوز السكرتيرات متطلبات وظيفتهن.
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
تنظيم وتوزيع الرسائل
الحفاظ على جداول الشركة
تنظيم المستندات والملفات
تحية العملاء والضيوف من رجال الأعمال
توثيق المعلومات المالية
الحفاظ على اللوازم المكتبية وطلبها
جدولة الاجتماعات والمؤتمرات
مساعدة المديرين التنفيذيين في مهام المشروع
الإشراف على الموظفين والموظفين الجدد
التنسيق مع المنظمات الأخرى
تنفيذ الإجراءات الإدارية
العمل كموظفة استقبال لتحية العملاء والزبائن والزوار
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها
تنظيم المستندات والأوراق والحفاظ على نظام الملفات
مساعدة المشرفين والموظفين في مشاريع الشركة ومهامها

1. الدعم الإداري
إدارة التقويم: جدولة وإدارة المواعيد والاجتماعات للمديرين التنفيذيين أو الفرق.
ترتيبات السفر: تنسيق الخدمات اللوجستية للسفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل.
2. إدارة الاتصالات
معالجة المراسلات: صياغة وتنسيق وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والاتصالات الأخرى.
إدارة الهاتف: الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها، وتلقي الرسائل، وتقديم المعلومات للمتصلين.
3. إدارة المستندات
حفظ السجلات: صيانة وتنظيم الملفات والمستندات والسجلات، سواء كانت رقمية أو مادية.
إعداد التقارير: إعداد وتحرير التقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى.
4. تنسيق الاجتماعات
إعداد الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات وإعدادها، بما في ذلك ترتيب الأماكن وتقديم الطعام إذا لزم الأمر.
المحاضر والمتابعة: تدوين المحاضر أثناء الاجتماعات ومتابعة بنود العمل.
5. الإدارة المالية
تتبع الميزانية: المساعدة في إعداد الميزانية ومراقبة النفقات.
معالجة الفواتير: إدارة ومعالجة الفواتير وتقارير النفقات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الخبرة: غالبًا ما تكون الخبرة السابقة في دور سكرتارية أو إدارية مفضلة.
2. المهارات
المهارات التنظيمية: القدرة على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال.
مهارات الاتصال: قدرات ممتازة في الاتصال الكتابي والشفوي.
الكفاءة الفنية: إجادة برامج المكتب (مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) والتعرف على معدات المكتب (مثل الطابعات وأجهزة الفاكس).
الاهتمام بالتفاصيل: التركيز القوي على الدقة في التوثيق وإدخال البيانات.
3. السمات الشخصية
الاحتراف: الحفاظ على السلوك والمظهر المهني.
التقدير: التعامل مع المعلومات الحساسة بسرية.
القدرة على التكيف: القدرة على التكيف مع الأولويات المتغيرة وبيئات العمل.
العمل الجماعي: العمل بشكل جيد ضمن فريق وتعزيز بيئة تعاونية.
4. المسؤوليات
الدعم الإداري: تقديم المساعدة الإدارية للمديرين التنفيذيين أو الفرق، بما في ذلك جدولة المواعيد وإدارة التقويمات وتنظيم الاجتماعات.
إدارة المستندات: إعداد وصيانة الملفات والسجلات والتقارير.
التواصل: يعمل كنقطة اتصال للاتصالات الداخلية والخارجية.
5. المؤهلات الإضافية
مهارات حل المشكلات: القدرة على معالجة المشكلات بكفاءة وفعالية.
إدارة الوقت: مهارات ممتازة في إدارة الوقت لتلبية المواعيد النهائية.
التركيز على خدمة العملاء: التركيز القوي على تقديم الدعم والمساعدة للعملاء والزملاء.