مساعد شخصي

الأدوار والمسؤوليات

المساعد الشخصي للمدير العام مسؤول عن تقديم الدعم الإداري للمدير العام بما في ذلك الطباعة، والتسجيل، والرد على الهواتف، وتلقي الرسائل، والحفاظ على جدول المواعيد، وترتيبات السفر وغيرها من المهام المكتبية العامة. يتحمل المسؤولية الكاملة عن جميع المهام الإدارية في المكتب التنفيذي لضمان التنفيذ المهني وفي الوقت المناسب لجميع المهام.

ماذا سأفعل؟

بصفتك مساعدًا شخصيًا للمدير العام، فأنت مسؤول عن أداء المهام التالية بأعلى المعايير:

فتح البريد الوارد، ووضع الطوابع عليه، وتوزيعه وفقًا لذلك

إرسال البريد الصادر سواء داخل المكتب أو خارجه

توجيه البريد والفاكسات والمطبوعات الأخرى

إعداد وطباعة المراسلات والتقارير الرقمية/المالية المعقدة إلى حد ما وفقًا للتعليمات

إعداد المراسلات نيابة عن الإدارة

نسخ ونسخ وتوزيع المواد الخاصة بالمكتب

طلب وصيانة اللوازم والمعدات المكتبية

صيانة الملفات والمعدات بطريقة منظمة ومهنية

استخدام نظام البريد الإلكتروني الخاص بالفندق والحفاظ على صندوق البريد الإلكتروني الخاص به، وفقًا للسياسة

الاستخدام التجاري المناسب لنظام الهاتف والبريد الصوتي

الترحيب بالعملاء الداخليين والخارجيين بطريقة ودية ومهنية. الإعلان عن الزوار و/أو التعامل مع الطلبات، حسب الاقتضاء

فحص ومعالجة درجات رضا الضيوف/مساعدة الضيوف بشكل منتظم

فحص الضيوف المهمين يوميًا

جدولة الاجتماعات وتسجيل محاضر الاجتماعات

الدعم الإداري:

إدارة تقويم المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر.
إعداد وتنظيم المستندات والتقارير والعروض التقديمية حسب الحاجة.
إدارة الاتصالات:

التعامل مع المكالمات الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات، وإعطاء الأولوية للرسائل التي يجب أن يوجهها المدير التنفيذي.
صياغة وإرسال الاتصالات نيابة عن المدير التنفيذي، مع الحفاظ على نبرة مهنية.
تنسيق السفر:

ترتيب لوجستيات السفر، بما في ذلك الرحلات الجوية والإقامة والنقل ومسارات السفر.
التأكد من إعداد وتنظيم جميع المستندات المتعلقة بالسفر.
تنسيق الاجتماعات:

تنظيم الاجتماعات والتحضير لها، بما في ذلك تحديد الأجندات وحجز الأماكن وجمع المواد اللازمة.
تدوين المحاضر أثناء الاجتماعات ومتابعة بنود العمل.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يعمل المساعد الشخصي للمدير العام الذي يخدم فنادق هيلتون التجارية دائمًا نيابة عن ضيوفنا ويعمل مع أعضاء الفريق الآخرين. لتولي هذا الدور بنجاح، يجب أن تحافظ على الموقف والسلوكيات والمهارات والقيم التالية:

خبرة مماثلة لمدة عامين
مهارات تنظيمية قوية ومتعددة المهام وإدارة جيدة للوقت
رخصة قيادة وسيارة
القدرة على القراءة والاستماع والتواصل بشكل فعال باللغة الإنجليزية والكتابة، باستخدام القواعد النحوية والإملائية وبنية الجملة الصحيحة
إعداد المراسلات الرسمية نيابة عن الإدارة للاتصالات الداخلية والخارجية شفهيًا وكتابيًا
القدرة على الجلوس لفترات طويلة من الوقت وأداء الوظائف الأساسية للوظيفة بشكل مستمر
القدرة على التعامل بشكل فعال مع العملاء الداخليين والخارجيين، والذين سيتطلب بعضهم مستويات عالية من الصبر واللباقة والدبلوماسية
القدرة على الكتابة بسرعة 60 كلمة في الدقيقة
القدرة على نسخ المعلومات بشكل فعال من المذكرات والتسجيلات المكتوبة بخط اليد