سكرتير تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

1. الدعم الإداري
إدارة التقويم: إدارة وصيانة جداول المديرين التنفيذيين، بما في ذلك ترتيب الاجتماعات والمواعيد وخطط السفر.
تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات، بما في ذلك إرسال الدعوات وإعداد الأجندات وتدوين المحاضر. التأكد من توفر جميع المواد اللازمة للاجتماعات.
2. إدارة الاتصالات
معالجة المراسلات: صياغة ومراجعة وتحرير رسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمستندات الأخرى. إدارة المراسلات الواردة والصادرة نيابة عن المدير التنفيذي.
إدارة الهاتف: الرد على المكالمات الهاتفية وفحصها، وتلقي الرسائل وتوجيه المكالمات حسب الاقتضاء.
3. إدارة المستندات
تنظيم الملفات: الحفاظ على أنظمة الملفات الإلكترونية والورقية، والتأكد من تنظيم المستندات وتحديثها وسهولة الوصول إليها.
إعداد التقارير: تجميع البيانات وإعداد التقارير والعروض التقديمية والمواد الأخرى للاجتماعات واتخاذ القرارات التنفيذية.
4. البحث وجمع المعلومات
جمع البيانات: إجراء البحوث وجمع المعلومات اللازمة للمشاريع أو اتخاذ القرارات. قد يشمل ذلك تحليل السوق أو البحث عن المنافسين أو جمع البيانات الداخلية.
إنشاء التقارير: إنشاء التقارير وتوزيعها حسب الحاجة، وتلخيص النتائج وتقديم المعلومات بوضوح ودقة.
5. تنسيق المشروع
إدارة المهام: المساعدة في التخطيط للمشاريع وتنفيذها من خلال تنسيق الجداول والموارد والاتصالات بين أعضاء الفريق.
المتابعة: مراقبة تقدم المشاريع والمهام الموكلة إلى المدير التنفيذي، والتأكد من الوفاء بالمواعيد النهائية.
6. ترتيبات السفر
تخطيط السفر: تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والفنادق ووسائل النقل للمدير التنفيذي وأعضاء الموظفين الآخرين حسب الحاجة.
إعداد تقارير النفقات: إعداد برامج السفر وإدارة تقارير النفقات المتعلقة بالسفر.
7. السرية والتكتم
التعامل مع المعلومات الحساسة: الحفاظ على السرية وممارسة التكتم عند التعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة المتعلقة بالمدير التنفيذي أو المنظمة.
8. دور الاتصال
التواصل بين الإدارات: العمل كحلقة وصل بين المدير التنفيذي والإدارات الأخرى أو أصحاب المصلحة الخارجيين، وتسهيل الاتصال والتعاون.
علاقات العملاء: إدارة العلاقات مع العملاء والبائعين والأطراف الخارجية الأخرى، وضمان التفاعلات المهنية.
9. إدارة المكتب
إدارة الإمدادات: الإشراف على اللوازم والمعدات المكتبية، والتأكد من سير العمل في المكتب بسلاسة وكفاءة. ويشمل ذلك طلب الإمدادات وإدارة المخزون.
تنسيق المرافق: التنسيق مع إدارة المرافق لضمان صيانة مكتب المدير التنفيذي وغرف الاجتماعات بشكل جيد.
10. تخطيط الفعاليات
تنظيم الفعاليات: المساعدة في تخطيط وتنظيم الفعاليات والمؤتمرات والاجتماعات للشركات، بما في ذلك الخدمات اللوجستية والتموين وتنسيق المشاركين.
11. مهام أخرى حسب التكليف
دعم الموظفين الآخرين: تقديم الدعم الإداري لأعضاء الفريق أو الأقسام الأخرى حسب الحاجة.
المشاريع المخصصة: المساعدة في المشاريع أو المهام الخاصة حسب التكليف من قبل الفريق التنفيذي أو الإداري.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. التعليم والخبرة
التعليم: غالبًا ما يُفضل الحصول على درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو إدارة المكاتب أو مجال ذي صلة، على الرغم من أن بعض الأدوار قد تتطلب فقط دبلوم المدرسة الثانوية أو ما يعادله.
الخبرة: خبرة كبيرة (3-5 سنوات) في الأدوار الإدارية أو السكرتارية، مع تفضيل الخبرة في العمل مباشرة مع كبار المسؤولين التنفيذيين. يمكن أن تكون الخبرة في البيئات أو الصناعات المؤسسية مثل التمويل أو القانون أو الرعاية الصحية ميزة إضافية.
2. المهارات الأساسية
مهارات تنظيمية استثنائية: القدرة على إدارة وتحديد أولويات المهام المتعددة بكفاءة، بما في ذلك الجدولة والمراسلات وإدارة المستندات.
مهارات اتصال قوية: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة لصياغة المستندات والتعامل مع المراسلات وتسهيل الاتصال بين المديرين التنفيذيين وأصحاب المصلحة الآخرين.
الكفاءة في تكنولوجيا المكتب: كفاءة عالية في مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint وOutlook) والتعرف على برامج إدارة المكاتب وأدوات مؤتمرات الفيديو وغيرها من التكنولوجيا المستخدمة في الاتصال والجدولة.
إدارة الوقت وتعدد المهام: القدرة على إدارة المواعيد النهائية الضيقة والتعامل مع العديد من المهام أو المشاريع في وقت واحد بدقة واهتمام بالتفاصيل.

حل المشكلات والتفكير النقدي: القدرة على حل القضايا الإدارية أو التشغيلية بشكل مستقل واتخاذ قرارات سليمة عند الحاجة.

التكتم والسرية: الثقة في التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية في جميع الاتصالات والوثائق على مستوى المدير التنفيذي.

3. السمات الشخصية

الاحتراف والاتزان: الحفاظ على سلوك مهذب ومهني، وخاصة عند التعامل مع الإدارة العليا والعملاء وأصحاب المصلحة. القدرة على تمثيل المكتب التنفيذي بتكتم ولباقة.

استباقي وذو دافع ذاتي: إظهار المبادرة وتوقع احتياجات المدير التنفيذي واتخاذ الإجراءات دون مطالبة.

الاهتمام بالتفاصيل: التركيز الشديد على التفاصيل، والتأكد من دقة المستندات والتقارير والجداول الزمنية وتنظيمها بشكل جيد.

التكيف والمرونة: التكيف بشكل مريح مع التغييرات في الأولويات أو المهام، والقدرة على العمل في بيئة سريعة الخطى وعالية الضغط في كثير من الأحيان.
موثوق به ومنتظم: جدير بالثقة للغاية، مع سجل حافل من الموثوقية في إدارة الجداول الزمنية والمواعيد النهائية والمواعيد.