قطر - مساعد تنفيذي للتخطيط والتنسيق AO - وزارة الخارجية والكومنولث

قطر - مساعد تنفيذي للتخطيط والتنسيق (AO) - وزارة الخارجية والكومنولث

الوصف الوظيفي (الأدوار والمسؤوليات)

تعد السفارة البريطانية في الدوحة جزءًا من شبكة عالمية تمثل المصالح السياسية والاقتصادية والأمنية والقنصلية في الخارج. نحن نبحث عن مساعد تنفيذي، التخطيط والتنسيق، موظف إداري بدرجة وظيفية (AO) ضمن وزارة الأعمال والتجارة (DBT).

سيعمل صاحب العمل مع نائب المدير وسيكون منظمًا جيدًا وحسابيًا ومرنًا ومستعدًا لتولي مهام جديدة وتعلمها في بيئة سريعة الحركة غالبًا.

يدعم الدور عمل فريق DBT في الدوحة من خلال توفير الدعم التشغيلي وإعداد التقارير في الوقت المناسب وبجودة عالية ودقة عبر مجموعة من الوظائف الرئيسية بما في ذلك مراقبة الميزانية وتنسيق الأحداث وترتيبات الزيارة ودعم التسويق والاتصالات الداخلية والخارجية الفعالة.

الواجبات والمسؤوليات:

المسؤولية اليومية لضمان الحفاظ على الميزانيات التشغيلية لفريق DBT بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب ودقيقة ووفقًا لأفضل الممارسات، مع تقديم تقارير عالية الجودة إلى الشبكات الإقليمية والمملكة المتحدة.
التنسيق والتخطيط لأحداث فريق DBT، بما في ذلك الاتصال الوثيق مع الزملاء وفرق فعاليات السفارة الأوسع لضمان إعداد التخطيط والخدمات اللوجستية وتنفيذها بكفاءة.
تطوير وصيانة نظام فعال لإدارة جهات الاتصال، مما يضمن تسجيل وتحديث قوائم أحداث فريق DBT وأصوله بشكل صحيح.
تنسيق الترتيبات اللوجستية لزيارات كبار الشخصيات بقيادة DBT، بما في ذلك السفر الجوي والإقامة والنقل البري وحجوزات المطاعم.
تقديم اتصالات داخلية وخارجية فعالة، بما في ذلك مخرجات وسائل التواصل الاجتماعي المتعلقة بأحداث وزيارات فريق DBT والاستخدام الفعال لتسويق DBT من مصادر مركزية
الدعم لضمان التعامل مع مجموعة وظائف الشركة بما في ذلك المراقبة والتقييم والإبلاغ عن الأهداف السنوية ومسؤوليات الفريق والموارد في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.

القائمة أعلاه ليست شاملة، وسيُطلب من صاحب العمل أن يكون مرنًا حيث يمكن أن تتغير مسؤوليات محددة في المستقبل وسيكون ذلك وفقًا لتقدير المدير المباشر أو رئيس القسم. يمكن مراجعة الوصف الوظيفي لتلبية التغييرات في احتياجات العمل. ويجوز لصاحب العمل أيضًا أن يتولى مهام مخصصة أخرى كما هو مطلوب، بما في ذلك المشاركة في التخطيط لحالات الطوارئ في السفارة وأي استجابة أخرى للأزمات.

سيحتاج المرشحون إلى إظهار السلوكيات الرئيسية التالية والتنوع والشمول أثناء المقابلة:

السلوكيات الرئيسية

التسليم بسرعة - تحمل مسؤولية تقديم نتائج جيدة وفي الوقت المناسب مع التركيز والقيادة.
اتخاذ قرارات فعالة - استخدم الأدلة والمعرفة لدعم القرارات والمشورة الدقيقة والخبراء. فكر بعناية في الخيارات البديلة وآثارها ومخاطر القرارات.
العمل معًا - تكوين شراكات وعلاقات فعالة مع الأشخاص داخليًا وخارجيًا، من مجموعة من الخلفيات المتنوعة، وتبادل المعلومات والموارد والدعم.
إدارة جودة الخدمة - تحقيق أهداف الخدمة بالتميز المهني والخبرة والكفاءة، مع مراعاة احتياجات العملاء المتنوعة.

التنوع والتضمين:

تتبع السفارة البريطانية في الدوحة نهج عدم التسامح مطلقًا مع أي شكل من أشكال التنمر أو المضايقة أو التمييز، وهي ملتزمة تمامًا بضمان بيئة عمل آمنة وشاملة للجميع.

نحن ملتزمون بتقدير التنوع وتكافؤ الفرص. هدفنا هو خلق وتعزيز بيئة يتم فيها معاملة جميع الموظفين بإنصاف واحترام ويشعرون بالقدرة على المساهمة بأفضل ما لديهم من قدرات.

المؤهلات والمهارات والخبرة الأساسية

متواصل ممتاز وواثق باللغة الإنجليزية، لفظيًا وتحدثًا. القدرة على التعبير عن الأفكار والرسائل بوضوح ودقة، سواء شفهيًا أو كتابيًا مع مراعاة التفاصيل.
الدافع من خلال الخبرة في إعداد التقارير عالية الجودة لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
فرد مدفوع بالتفاصيل ولديه خبرة في إدارة الميزانيات وتنظيم الخدمات اللوجستية.
مهارات شخصية عالية. القدرة على الحفاظ على مجموعة من الاتصالات لبناء علاقات عمل فعالة، والعمل بشكل وثيق مع كبار الموظفين وجهات الاتصال الخاصة بهم.
قدرة تنظيمية ممتازة، مع قدرة مثبتة على إدارة المهام وعبء العمل وتخطيطها وتحديد أولوياتها.
إظهار المبادرة والقدرة على التكيف والقدرة على العمل بمرونة ضمن فريق صغير وبشكل فردي باستقلالية.
مهارات قوية في مجال تكنولوجيا المعلومات ومعرفة القراءة والكتابة في تطبيقات Microsoft Office (MS Teams وWord وExcel وPowerPoint وOutlook).

المؤهلات والمهارات والخبرة المرغوبة

خبرة في إدارة الاتصالات الخارجية.

السلوكيات المطلوبة

التسليم بوتيرة سريعة، واتخاذ قرارات فعالة، وإدارة خدمة عالية الجودة، والعمل معًا