تنفيذي العمليات

مهامك

مهام

التنسيق مع المكاتب الخارجية وشركات النقل والبائعين والعملاء لترتيب حركة الشحن الجوي في الوقت المناسب من وإلى مواقع محددة ضمن معايير الخدمة المتفق عليها ووفقًا لتعليمات الشاحن أو المرسل إليه.
التنسيق مع شركة الطيران فيما يتعلق بتوفر المساحة وحجز شحنات التصدير.
تفعيل و/أو إنشاء الشحنة في TMS (Tango).
إنشاء وإدارة الوثائق وإصدار الفواتير الصادرة مقابل جميع الرسوم المتعلقة بالشحن إلى الأطراف الضرورية وفقًا للاتفاقية بما يتماشى مع إرشادات Schenker Billing KPI وإرشادات الشركة.
توفير تنبيه مسبق (بما في ذلك بوليصة الشحن الجوي ومستندات الشحن) للعملاء/مكتب الوجهة في الوقت المناسب بالإضافة إلى تفاصيل الرحلة والحجز.
تنبيه مسبق مع بوليصة الشحن الجوي ومستندات الشحن ومستندات التخليص الجمركي مثل شهادات سيبر والموافقات الحكومية التي سيتم تقديمها إلى فريق التخليص الجمركي أو الوسيط الجمركي بالإضافة إلى تفاصيل الاستلام أو التسليم في الوقت المناسب لترتيب التخليص الجمركي في الوقت المحدد و نقل الشحنة، في حال كانت الشحنة من الباب إلى الباب أو إذا كان العميل يحتاج إلى خدمات التخليص الجمركي والاستلام/التوصيل.
متابعة فواتير البائعين بانتظام وحجز المبالغ في TMS (Tango) في الوقت المناسب مقابل أي تكاليف متوقعة في الملف.
تحديث الأنشطة / الأحداث الإلزامية في TMS (Tango).
التنسيق مع الفريق المعني إذا كان سيتم إنشاء حساب العميل / البائع في TMS (Tango)، في حالة وجود حساب جديد.
تزويد العملاء بإدارة الاستثناءات الاستباقية في حالة الانحرافات في جودة الخدمة بما في ذلك المتابعة وحل المشكلات.

مسؤول

تأكد من الحفاظ على مؤشرات الأداء الرئيسية (التنبيه المسبق، وإخطار الوصول / المغادرة، وفتح الملف، وتحديثات الأنشطة / الأحداث، والفواتير والاحتفاظ بالاحتياطيات الدقيقة (التكلفة والمبيعات)، وتقديم الفاتورة) بدقة 100٪.
قم بإجراء فحص الامتثال (SLI) وفقًا للإرشادات المؤسسية والقانونية - حسب الاقتضاء.
تأكد من عدم توجيه الشحنات إلى البلدان الخاضعة للحظر وفقًا للمبادئ التوجيهية الدولية أو إرشادات DBS.
أرسل تفاصيل الاتصال اللازمة للعملاء وتفاصيل التوجيه (إن أمكن) إلى فريق MDM (إدارة البيانات الرئيسية) ومتابعة التحديث في الوقت المناسب.
تأكد من أن الملف يحتوي على عرض أسعار / موافقة صالحة من / إلى العميل، وأسعار متفق عليها صالحة من شركة النقل والبائعين.
في أي حالة، يحتاج فريق العمليات إلى تقديم عرض أسعار للعميل، وعليه اتباع تنسيقات التشغيل والتسعير كما هو منصوص عليه.
ضمان تنفيذ إجراءات التشغيل القياسية للشركات والعملاء في التعامل مع أي شحنات والتنسيق مع المبيعات / الشبكة للحصول على إجراءات التشغيل القياسية للعملاء المعنيين.
تحقق من طلب الحجز مع الفرق المعنية وقدم/اطلب تعليمات الشحن من/إلى مكتب الأصل/الوجهة - حسب الاقتضاء.
ضمان المتابعة الوثيقة مع مكتب الأصل / مكتب الوجهة / شركات النقل / البائعين لتقديم التحديثات في الوقت المناسب للفريق المعني فيما يتعلق بحالة الشحن الخاصة بهم وفقًا لشروط الشحن المتفق عليها وتحديث المعلومات على TMS (TANGO).
بدء فحص الائتمان للعملاء ومتابعة مشكلات الائتمان مع فريق الشؤون المالية
احصل على طلب حجز الشاحن والتواصل مع شركة الطيران لتأكيد الحجز وتحديث الشحنات في TMS (Tango) لإنشاء الملف - حسب الاقتضاء.
تقييم التوجيه المطلوب وتوافر المساحة وتحديث العميل وإدخال توجيه الناقل المفضل في TMS (TANGO)
قم بتحميل المستندات ذات الصلة في الوقت المحدد إلى الأرشيف الرقمي (O&DM) عبر EZ-Scan - حسب الاقتضاء.
تأكد من أن فريق خدمة العملاء / المكتب الأصلي على علم جيد بتفاصيل التخزين - حسب الاقتضاء.
تقييم وضمان ربحية الشحنة.
استكشاف فرص البيع الإضافية مع العميل (إشراك الفريق التجاري - حسب الاقتضاء)
تحديث حالة الشحن التشغيلية في TMS (Tango).
إنشاء احتياطيات التكلفة الاستثنائية والإضافية وتراكم التكاليف في TMS (Tango).
تأكد من أن كل بيان ربح + خسارة يوضح الربح وقم بتصعيد معلومات ملف "الخسارة" إلى المشرف المباشر - حسب الاقتضاء.
ضمان الامتثال لمؤشرات الأداء الرئيسية الخاصة بالعميل - حسب الاقتضاء.
إدارة وحل وتصعيد النزاعات المتعلقة بالفواتير على الفور، إن وجدت.
إعادة فحص وتوزيع مجموعة المستندات (استيراد بوليصة الدخول، أي بيان)، وإيصالات THC والمستندات الأخرى ذات الصلة) بعد إكمالها من العملية الجمركية إلى جانب فاتورة التخليص الجمركي والتأكد من إكمال فواتير العميل وتقديمها في الوقت المناسب.
دعم KAM التشغيلي والفريق التجاري لجميع المهام التشغيلية.
اطلب موافقة الشؤون المالية للإفراج عن أي شحنات للعملاء النقديين دون دفع مقدم - حسب الاقتضاء
أداء أي واجبات أخرى يكلفه بها الرئيس المباشر.
الحفاظ على واتباع قواعد الشركة ولوائحها ومعايير الصحة والسلامة والبيئة.