مدير مكتب

1. الدعم الإداري والاتصالات

إدارة جميع وظائف إدارة المكتب بما في ذلك مكتب الاستقبال وجرد الأصول ومساحة التخزين وحفظ الملفات.
توفير الدعم الإداري لجميع الأقسام، بما في ذلك معالجة النصوص وإدارة الملفات والتعبئة والمسح الضوئي والتصوير.
الحفاظ على السرية في جميع الأوقات، ويتم الحفاظ على المعلومات السرية والحساسة آمنة ولا يتم الكشف عنها لأطراف غير مصرح بها.
واجبات إدارة المكتب بما في ذلك، على سبيل المثال لا الحصر، شراء القرطاسية واللوازم المكتبية ووسائل راحة الموظفين وإعداد طلبات الشراء. الحفاظ على أثاث المكاتب وتخطيط التخزين واقتراح التحسينات وتنفيذ التغييرات حسب الحاجة أو التوجيهات.
التواصل اليومي مع الأقسام الداخلية والخارجية للفريق (المكتوبة والشفوية)، والتعامل مع الاستفسارات العامة.
إدارة عبء العمل الخاص دون الرجوع إلى المدير المباشر حيثما أمكن ذلك.
الرد على المكالمات الهاتفية وتوجيهها للموظفين المعنيين.
إعداد المستندات الخاصة بالاجتماعات ورحلات العمل.
- مسؤول عن صيانة المكاتب والسيارات.
إيجاد سبل لتحسين العمليات الإدارية.
2. العلاقات العامة

الترحيب بالزائرين ومعاملتهم باحترام ولطف شخصيًا أو عبر الهاتف في جميع الأوقات.
الاتصال بموظفي MIMAR وأصحاب المصلحة والموردين والمنظمات الخارجية الأخرى عند الاقتضاء.
ترتيب / تسهيل السفر والإقامة ومستحقات البدلات والمزايا الأخرى لموظفي MIMAR وزوارها.
3. الإشراف على الفريق الإداري وتحفيزه

تأكد من أن موظفي المكتب يلبون احتياجات تنظيف المكاتب وأنهم يقدمون مساعدة فعالة لجميع الفرق.
تعزيز روح العمل الجماعي التعاوني الذي يركز على تقديم الخدمات للعملاء الداخليين والخارجيين.
قم بإبلاغ مدير الموارد البشرية عن أداء الموظف لاتخاذ مزيد من القرارات وتحسين الأداء.
حل النزاعات وسوء التفاهم بين أولاد المكتب.
توفير القيادة والتوجيه لموظفي المكتب.