Adjointe Administratifive
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Job Description
Devenez b tisseur citoyen
Nous avons besoin de votre talent de vos id es et de votre engagement pour nourrir la croissance de l entreprise et contribuer b tir une r gion exceptionnelle.
Chez Brigil c est toute une carri re qui vous attend.
Brigil est actuellement la recherche d un(e) Adjoint(e) administratif(ve)
Sous la supervision du Directeur pr construction le/la titulaire du poste veille coordonner et soutenir le VicePr sident dans ses activit s professionnelles ses relations d affaires ses projets sp ciaux ses v nements et la gestion de son emploi du temps.
Become a citizen builder
We need your talent ideas and commitment to fuel the company s growth and help build an exceptional region.
At Brigil a whole career awaits you. Brigil is currently seeking an Administrati(ve) Assistant.
Under the supervision of the PreConstruction Director the successful candidate will coordinate and support the Vice President in their professional activities business relationships special projects events and time management.
Requirements
Responsabilit s
- Gestion des bons de commande (PO) et des factures y compris leur fusion.
- Mise jour des fichiers de budget sur Excel.
- Suivi des portails gates et des t ches prioritaires.
- Soutien aux projets de l quipe y compris la relecture et la mise en page de documents.
- R alisation de divers suivis avec les clients fournisseurs services et organismes.
- Pr paration et envoi de documents tels que courriels officiels pr sentations publications discours rapports et invitations.
- Assistance au directeur pr construction pour le suivi de ses t ches.
- Coordination avec les autres adjoints pour assurer une communication efficace et faire avancer les projets communs.
- V rification de la qualit et de lexhaustivit des propositions.
- Administration des contrats et des bons de commande.
- R daction des documents contractuels pour r vision et approbation.
- Conception de tableaux de synth se et danalyses comparatives.
- Pr paration des bons de commande selon les proc dures internes.
- R vision des factures pour leur exactitude et conformit .
- Analyse des relev s de compte et gestion du recouvrement des paiements des factures.
Habilet s recherch es
- Exp rience de 23 ans dans le domaine de la construction (un atout)
- Dipl me en administration ou domaine connexe
- Bilingue communiquer efficacement l oral et l crit en fran ais et en anglais.
- Connaissance de Dynamics 365 (un atout)
- Communiquer et d montrer de fortes habilet s relationnelles ;
- Exercer un bon jugement et capacit d intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie ;
- tre tr s organis (e) polyvalent(e) vigilant(e) attentif(ive) et avoir le sens de l initiative et de l observation
- Capacit d adaptation face aux impr vus et de r soudre des probl mes
Responsibilities
- Manage purchase orders (POs) and invoices including their consolidation.
- Update budget files in Excel.
- Monitor gates portals and prioritize tasks.
- Support team projects including proofreading and formatting documents.
- Conduct various followups with clients suppliers services and organizations.
- Prepare and send documents such as official emails presentations publications speeches reports and invitations.
- Assist the preconstruction director with task tracking.
- Coordinate with other administrative staff to ensure effective communication and advance joint projects.
- Quality and completeness verification of proposals.
- Administration of contracts and purchase orders.
- Drafting of contractual documents for review and approval.
- Creation of summary tables and comparative analyses.
- Preparation of purchase orders according to internal procedures.
- Invoice review for accuracy and compliance.
- Analysis of account statements and management of invoice payment collections.
Desired Qualifications
- 23 years of experience in the construction industry (an asset).
- Degree in administration or a related field.
- Bilingual effective communication in both French and English both orally and in writing.
- Knowledge of Dynamics 365 (an asset).
- Strong interpersonal skills and ability to demonstrate effective communication.
- Good judgment and ability to handle difficult situations with tact and diplomacy.
- Highly organized versatile vigilant attentive with a strong sense of initiative and observation.
- Ability to adapt to unexpected situations and solve problems.
- Strong organizational skills and agility in a fastpaced and evolving environment.
Benefits
Ce que Brigil peut vous offrir :
- Salaire comp titif
- Assurances collectives
- R gime enregistr d pargneretraite (R ER & RPDB) collectif avec contribution de l employeur
- D ner subventionner ainsi que petitd jeuner caf boissons et collations offerts gratuitement
- Gym sur place
- Faire partie dune quipe de b tisseurs citoyens au sein dune entreprise en pleine croissance
- Stationnement gratuit au bureau
Nous vous invitons faire parvenir votre cv ainsi que votre portfolio au d partement des ressources humaines . Bien que toutes les demandes demploi soient prises en consid ration seuls les candidats retenus seront contact s.
propos de Brigil
Depuis 1985 Brigil laisse son empreinte dans la r gion de la capitale nationale tant dans le march immobilier qu en philanthropie. Notre parc immobilier actuel compte 4000 unit s r sidentielles locatives et pr s d un million de pieds carr s d espaces commerciaux.
Nos ambitions :
Construire 10 000 unit s locatives d ici 5 ans et 20 000 unit s locatives d ici 10 ans
Recruter les 1000 meilleurs candidats d ici 10 ans afin de d velopper concevoir construire marketer louer et g rer les 44 500 unit s qui sont dans notre plan de match long terme.
Fond e en 1985 par Gilles Desjardins Brigil a grandement contribu lessor conomique de la r gion de la capitale nationale. Brigil a donn un chezsoi toute une g n ration et entend bien continuer en b tir pour celles venir. troitement li e aux communaut s qu elle dessert Brigil a vers plusieurs millions de dollars plus de 300 organismes dans la r gion de la capitale nationale. Gilles Desjardins a aussi t reconnu comme l un des plus grands m c nes qu b cois et a re u la M daille du Services M ritoire du Canada des mains de la gouverneure g n rale le 5 novembre 2018. L entreprise compte pr sentement une quarantaine de communaut s dans la r gion de la capitale nationale (12 500 unit s) et compte b tir 44 500 nouvelles unit s d habitation d ici les prochaines ann es. Le d veloppement durable et la protection de l environnement font partie de l ADN de Brigil tout comme la valorisation du patrimoine et des b timents historiques. C est pourquoi notre mission d passe celle du b tisseur. Nous sommes des b tisseurs citoyens.
What Brigil Offers:
- Competitive salary.
- Group insurance.
- Group Registered Retirement Savings Plan (RRSP & DPSP) with employer contribution.
- Subsidized lunch with free breakfast coffee drinks and snacks.
- Onsite gym.
- Opportunity to be part of a team of community builders within a growing company.
- Free parking at the office.
Please send your resume and cover letter to our Human Ressources department at . Although each application is taken into consideration only selected candidates will be contacted.
Come build with purpose
Since 1985 Brigil has been making its mark on the National Capital Region both in the real estate market and in philanthropy. Our current real estate holdings include 4000 residential rental units and nearly one million square feet of commercial space.
Our ambition:
Build 10000 rental units within 5 years and 20000 rental units within 10 years
Recruit the best 1000 candidates within 10 years to develop design build market lease and manage the 44500 units that are in our longterm game plan.
About Brigil
Founded in 1985 by Gilles Desjardins Brigil has greatly contributed to the economic development of the National Capital Region. Brigil has provided homes for an entire generation and intends to continue building for those to come. Closely linked to the communities it serves Brigil has donated several million dollars to more than 300 organizations in the National Capital Region. Gilles Desjardins has also been recognized as one of Quebecs greatest patrons of the arts and was awarded the Meritorious Service Medal of Canada by the Governor General on November 5 2018. The company currently has some 40 communities in the National Capital Region (12500 units) and plans to build 44500 new housing units over the next few years. Sustainable development and environmental protection are part of Brigils DNA as is the enhancement of heritage and historic buildings. This is why our mission goes beyond that of a builder. We build with purpose.
Responsabilit s Gestion des bons de commande (PO) et des factures, y compris leur fusion. Mise jour des fichiers de budget sur Excel. Suivi des portails gates et des t ches prioritaires. Soutien aux projets de l quipe, y compris la relecture et la mise en page de documents. R alisation de divers suivis avec les clients, fournisseurs, services, et organismes. Pr paration et envoi de documents tels que courriels officiels, pr sentations, publications, discours, rapports, et invitations. Assistance au directeur pr -construction pour le suivi de ses t ches. Coordination avec les autres adjoints pour assurer une communication efficace et faire avancer les projets communs. V rification de la qualit et de l'exhaustivit des propositions. Administration des contrats et des bons de commande. R daction des documents contractuels pour r vision et approbation. Conception de tableaux de synth se et d'analyses comparatives. Pr paration des bons de commande selon les proc dures internes. R vision des factures pour leur exactitude et conformit . Analyse des relev s de compte et gestion du recouvrement des paiements des factures. Habilet s recherch es Exp rience de 2-3 ans dans le domaine de la construction (un atout) Dipl me en administration ou domaine connexe Bilingue communiquer efficacement l oral et l crit, en fran ais et en anglais. Connaissance de Dynamics 365 (un atout) Communiquer et d montrer de fortes habilet s relationnelles ; Exercer un bon jugement et capacit d intervenir rapidement dans des situations difficiles avec tact et diplomatie ; tre tr s organis (e), polyvalent(e), vigilant(e), attentif(ive), et avoir le sens de l initiative et de l observation Capacit d adaptation face aux impr vus et de r soudre des probl mes Responsibilities Manage purchase orders (POs) and invoices, including their consolidation. Update budget files in Excel. Monitor gates portals and prioritize tasks. Support team projects, including proofreading and formatting documents. Conduct various follow-ups with clients, suppliers, services, and organizations. Prepare and send documents such as official emails, presentations, publications, speeches, reports, and invitations. Assist the pre-construction director with task tracking. Coordinate with other administrative staff to ensure effective communication and advance joint projects. Quality and completeness verification of proposals. Administration of contracts and purchase orders. Drafting of contractual documents for review and approval. Creation of summary tables and comparative analyses. Preparation of purchase orders according to internal procedures. Invoice review for accuracy and compliance. Analysis of account statements and management of invoice payment collections. Desired Qualifications 2-3 years of experience in the construction industry (an asset). Degree in administration or a related field. Bilingual effective communication in both French and English, both orally and in writing. Knowledge of Dynamics 365 (an asset). Strong interpersonal skills and ability to demonstrate effective communication. Good judgment and ability to handle difficult situations with tact and diplomacy. Highly organized, versatile, vigilant, attentive, with a strong sense of initiative and observation. Ability to adapt to unexpected situations and solve problems. Strong organizational skills and agility in a fast-paced and evolving environment.
Employment Type
Full Time
