صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكترونيحالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكترونينحن نبحث عن موظف مكتب كفء لأداء مهام إدارية وكتابية مختلفة لدعم مكاتبنا. سوف تقوم بمجموعة متنوعة من الأنشطة في المكتب بدءًا من التسجيل والرد على الهاتف إلى المحاسبة الأساسية.
يتمتع موظف المكتب الفعال بالقدرة على العمل بجد للمساعدة في الحفاظ على عمليات المكتب السلسة. يجب أن تكون موثوقًا ومجتهدًا مع مهارات اتصال رائعة. يجب أن يكون المرشح المثالي على دراية بمعدات المكتب والإجراءات.
المسؤوليات
الحفاظ على الملفات والسجلات بحيث تظل محدثة وسهلة الوصول إليها
فرز وتوزيع البريد الوارد وإعداد البريد الصادر (الأظرف والحزم وما إلى ذلك)
الرد على الهاتف لتلقي الرسائل أو إعادة توجيه المكالمات إلى الزملاء المناسبين
استخدام الأجهزة المكتبية مثل آلة النسخ والطابعات وما إلى ذلك وأجهزة الكمبيوتر لمعالجة الكلمات وإنشاء جداول البيانات وما إلى ذلك
القيام بمهام المحاسبة الأساسية وإصدار الفواتير والشيكات وما إلى ذلك
تدوين محاضر الاجتماعات والإملاءات
المساعدة في إدارة المكتب وإجراءات التنظيم
مراقبة مخزون اللوازم المكتبية (مشابك الورق والقرطاسية وما إلى ذلك) والإبلاغ عند وجود نقص
المساعدة في ترتيبات السفر وحجز الأماكن للمؤتمرات والمناسبات
أداء مهام المكتب الأخرى حسب التكليف
المهام الإدارية:
أداء المهام الكتابية العامة مثل إدخال البيانات، وترتيب الملفات، وتصوير المستندات، ومسحها ضوئيًا.
الحفاظ على سجلات دقيقة ومنظمة لأنشطة المكتب والمعاملات.
معالجة المراسلات:
التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني والخطابات والمكالمات الهاتفية.
توجيه المراسلات إلى القسم أو الفرد المناسب.
إدارة المستندات:
إعداد وتوزيع المذكرات والتقارير وغيرها من وثائق المكتب.
ضمان التنظيم السليم وسرية ملفات المكتب.
دعم المكتب:
المساعدة في جدولة الاجتماعات والمواعيد وفعاليات المكتب.
دعم الأقسام المختلفة في الاحتياجات الإدارية.
خبرة مثبتة كموظف مكتب أو وظيفة إدارية أخرى
المعرفة بإجراءات المكتب ومبادئ المحاسبة الأساسية
المعرفة العملية بأجهزة المكتب والعمليات
كاتب سريع لديه معرفة بالاختزال وكتابة الإملاءات
معرفة جيدة جدًا ببرنامج MS Office
مهارات اتصال ممتازة
قدرات تنظيمية ومتعددة المهام جيدة جدًا
دبلوم المدرسة الثانوية
المهارات الفنية:
إتقان مجموعة برامج Microsoft Office (Word وExcel وOutlook وPowerPoint).
سرعة كتابة لا تقل عن 40-50 كلمة في الدقيقة بدقة.
معرفة بمعدات المكتب مثل الطابعات والماسحات الضوئية وأجهزة الفاكس.
فهم أساسي لبرامج إدخال البيانات وحفظ السجلات.
المهارات الشخصية:
مهارات تنظيمية قوية وإدارة الوقت.
قدرات اتصال شفهية وكتابية ممتازة.
الاهتمام بالتفاصيل والدقة في التعامل مع المهام.
سلوك احترافي ومهذب مع توجه نحو خدمة العملاء.
الصفات السلوكية:
يمكن الاعتماد عليه وجدير بالثقة ومنتظم.
القدرة على أداء مهام متعددة والعمل تحت الضغط في بيئة سريعة الخطى.
الدافع الذاتي مع نهج استباقي لحل المشكلات.
العمل ضمن فريق مع القدرة على العمل بشكل مستقل عند الحاجة.
دوام كامل